Структура ИТ бюджета

ИТ бюджет: состав и структура

Для ИТ бюджета характерны такие составляющие как служба ИТ, представляющая собой центр с отдельной финансовой отчетностью. Также в службе информационных технологий представлена функция поддержки и развития программного обеспечения и всей инфраструктуры. В процессах задействованы штатные сотрудники компании и аутсорсеры.

Назначение ИТ бюджета

Характерной чертой ИТ бюджета компании является то, что он считается главным инструментом управления, при этом отображает цели и задачи ИТ системы, степень зрелости бизнеса и ИТ службы отдельно в различных рабочих и проектных документах, инициирует различные задачи, работы, проекты. Но если все это не согласовано с позициями ИТ бюджета, такие мероприятия останутся лишь лозунгами.

Состав и структура ИТ бюджета

В составе ИТ бюджета представлены функции, которые имеются в положении, регулирующем департамент информационных технологий. И чтобы выполнить такие функции, необходимы определенные ресурсы.

К таким функциям относят все виды телефонной связи (стационарной и мобильной). Для некоторых сотрудников могут быть выделены отдельные пункты бюджета, также может быть задействован оператор связи. Также сюда относят каналы связи и доступ в интернет. Многие компании требовательны к доступности связи, поэтому важно иметь выделенные каналы, объединяющие отдельные офисы и подразделения. Кроме того, корпоративная сеть может разделяться на основной и выделенный канал. Также к функциям необходимо отнести рабочие станции и оргтехнику. Это может быть ремонт, модернизация, обслуживание оборудования, закупка комплектующих. Дополнительно сюда можно отнести часть, которая включает в себя расходные материалы, все виды серверного, сетевого оборудования, программное обеспечение.

Структурирование и планирование

Расходы ИТ бюджета нужно рассмотреть более подробно. В структуре ИТ бюджета имеется две основные части: операционная и инвестиционная. Первая часть представляет затраты, планируемые на различные нужды, которые имеют отношение к потребностям компании, которые актуальны на данный момент. Инвестиционные расходы имеют цель перспективного развития, при этом выражают взаимозависимость вложений и экономического эффекта.

Операционную часть формируют так, чтобы учитывать объемы и качество предоставляемых услуг. Здесь могут присутствовать затраты на такие пункты:

• услуги связи;
• услуги обслуживания и ремонта;
• закупки расходных материалов;
• информационное обеспечение;
• обучение и консультации сотрудников предприятия, работающих в отделе ИТ;
• другие статьи расходов.

Инвестиционная часть позволяет выполнять плановые вложения в различные новые услуги, в модификацию ресурсов. В идеальном варианте для каждого проекта необходимо составлять отдельный расчет. Причем такой расчет является составляющей общего бюджета, предназначенного для развития.

В затраты такого бюджета входят подобные статьи:

• телекоммуникационные системы;
• разработка уникального программного обеспечения;
• дополнительные технические средства;
• все виды сетевого, системного и компьютерного оборудования;
• построение отдельных частей локальных сетей.

ИТ бюджет также можно составлять по объектам финансирования. Это могут быть отдельные подразделения предприятия, различные проекты, направления бизнеса. Но при этом такие особенности необходимо вносить в пояснительную записку, в которой есть расчеты и описание каждого пункта.

Перед составлением бюджета очень важно правильно выполнить его планирование. Оно заключается в том, чтобы составить план оснащения, обоснование бюджета, проведение тендеров, разбивка бюджета на год или любой другой период.

Особенности составления текущего IT-бюджета

Большие трудозатраты в процессе управления корпоративными ИТ, большое количество специализированных программ, необходимость поддержки инфраструктуры – все это усложняет формирование бюджета в такой сфере, как информационные технологии. Именно поэтому для прогнозирования будущих статей затрат нужно оценить и вычислить дальнейшие расходы. Это должны быть такие статьи:

• модернизация серверов, отдельных рабочих мест;
• улучшение сетевых компонентов;
• обновление дополнительного оборудования;
• установка и настройка программного обеспечения;
• различные договоры на поддержку и сопровождение другими организациями.

Определяют размеры каждой статьи при помощи статистики, которая анализируется за каждый предыдущий год. Но небольшие и активно растущие компании часто не имеют подобной статистики, поэтому размер статей нужно привязывать к направлению деятельности бизнеса. Таким показателем является численность персонала, прибыль. Другой вариант – отправная точка является структура ИТ бюджета.

Ошибки в данных ИТ бюджета свидетельствуют о том, что организация ИТ отдела недостаточно качественная. Клиенты и мы работаем в одном направлении, поэтому все расходы просчитаны так, чтобы повысить их оптимизацию, благодаря чему величина затрат известна с высокой степенью точности.

Особенности составления IT-бюджета капитальных затрат

Для создания бюджета капитальных затрат необходимость возникает в том случае, когда требуется минимизация расходов. И главной сложностью в таких данных является оценка эффективности инвестиций. Но не всегда затраты со снижением бюджета оправданы.

Если затраты снижают, необходимо аргументировать такое снижение для каждой отдельной статьи. Так, можно купить дорогую печатающую технику, но стоимость расходных материалов и ее обслуживание будет меньше. Оценить эффект от освоения ИТ бюджета также можно другим способом, например, разделив технологические решения по группам пользователей. Такой подход связан с тем, что отдельные группы пользователей могут быть связаны с различными бизнес-задачами. Соответственно, для них потребуется разнообразное оборудование, программное обеспечение, выделенные сети и каналы связи.

ИТ бюджет – это довольно изменчивое явление, которое зависит от того, в какой именно сфере он применяется. Защита операционного ИТ бюджета не вызывает никаких проблем, если же необходимо обосновать капитальные затраты, то здесь могут возникнуть конфликты с такими сторонами, как ИТ отдел, руководство, финансовый директор. Для предупреждения подобных конфликтов необходимо учитывать некоторые требования:

при формировании бюджета компании на ИТ необходимо учесть вероятность изменений в худшую или лучшую сторону, в том числе и на этапе проектирования;

для каждого отдельного варианта составляют определенный вид мероприятий по улучшению ситуации и для соответствия всем статьям бюджета;

также выполняется сравнение уровня затрат на разные мероприятия с получаемым от них экономическим эффектом.

Составление ИТ бюджета может осложниться и тем, что он часто включает в себя не только явные, но и скрытые расходы. Особенно это явно прослеживается в компаниях, где не развито проектное управление.

Памятка по составлению ИТ-бюджета

Формирование бюджета и обоснование затрат на него – это простая процедура, благодаря которой директор и другое руководство компании могут увидеть, какие выгоды они получат при инвестировании в информационные технологии.

Планирование, выполняемое каждый год, дает возможность сконцентрироваться на технической работе и не отвлекаться каждый раз на «выбивание» средств для очередного проекта, поломки и других непредвиденных трат. 

Как правильно спланировать ИТ-бюджет

В большинстве случаев ИТ-бюджет представляет собой три основных этапа, на которые нужно ориентироваться. Первым этапом можно назвать сбор различной информации и данных по ИТ инфраструктуре предприятия. Сюда можно отнести такие статьи, как покупка оборудования, комплектующих, лицензий на ПО, различные сервисные контракты и операторские услуги. Также необходимо знать, какие именно информационные технологии использует компания. Нужно составить полный список, в котором будут учтены все моменты, в том числе электронная почта, телефонная связь, системы управления безопасностью данных и многое другое. Кроме того, необходимо указать, какие планы у организации на ближайшее будущее, какие проблемы необходимо решить в следующем году (квартале, месяце).

Вторым этапом является анализ. Его задача заключается в том, чтобы найти точки, которые мешают достигать поставленных целей. Именно поэтому анализируются такие показатели, как производительность, надежность, функциональность, удобство, безопасность, операционные расходы и запасы.

На третьем этапе формируется и обосновывается бюджет. Здесь задача заключается в том, чтобы грамотно и в удобном для руководства виде подать этот бюджет. Обычно его разделяют на несколько категорий. Это могут быть операционные расходы, благодаря которым поддерживаются сервисные услуги, оплачивается заработная плата сотрудникам. Отдельной статьей идут капитальные вложения. Они устанавливаются в том случае, когда для бизнеса существует вероятность серьезных финансовых потерь. Также сюда входят рекомендуемые инвестиции, позволяющие повысить результаты работы. Обязательно включаются расходы, связанные с развитием, и возможные инвестиции.

Очень важно, чтобы все статьи расходов были обоснованы, так как директор крупного предприятия не может и не должен вникать во все тонкости работы оборудования, его мощности, производительности. Необходимо дать ему четкое обоснование того, почему стоит тратить средства именно на это оборудование, услуги и другие направления.

Сложнее всего бюджетировать расходы на интеграцию

Когда происходит развитие предприятия, роль информационных технологий становится более существенной. Соответственно, меняется формирование бюджета. Наиболее сложным является формирование бюджета уже имеющихся и новых систем. Такие затраты по объему могут превышать расходы на внедрение, но при этом они в плане предсказуемости достаточно сложные. Предусмотреть их можно только в том случае, если имеется определенная статистика за предыдущие годы, будет проведена работа с консультантами, а также при интегрировании определенных программных продуктов.

ИТ-бюджет: идем от ИТ-архитектуры

Процесс развития ИТ – это, в первую очередь, целевая архитектура информационных технологий. Также для определения текущего состояния необходимо формализировать ИТ-архитектуру. Такие моменты становятся основой для того, чтобы создать специальный план перехода, позволяющий модернизировать имеющуюся ИТ-архитектуру в целевую. Но на практике дело обстоит иначе. Сначала создается бюджет на основе прошлогоднего, а затем он разделяется на определенные части между различными проектами. Но современный топ-менеджмент не терпит такого отношения – необходимо точно и грамотно обосновать инвестиции в ИТ инфраструктуру компании. 

Процесс управления архитектурой компании – это формализация имеющейся архитектуры, создание целевой архитектуры и создание плана, в соответствии с которым будет осуществлен переход. Сегодня все чаще обращают внимание на это направление, так как даже в условиях кризиса финансовый директор сможет адекватно урезать бюджет компании без ущерба для основной деятельности и эффективности работы сотрудников. Также сегодня большое значение имеют ИТ-сервисы. Именно они дают возможность объединить архитектуру организации и архитектуру информационных технологий.

Для качественного управления архитектурой необходимо сначала выделить цели и основные задачи бизнеса. Также очень важна организационная структура, процессы, проекты, требования. Важно понимать, что эффективность управления архитектурой будет видна не сразу. Поэтому необходимо внедрять и краткосрочные меры, хотя без создания архитектуры они окажутся малодейственными.

ИТ-бюджет, разные категории

После того, как сформировано понятие целевой и уже имеющейся ИТ-архитектуры, можно начинать планирование ИТ-бюджета. В данном случае очень важно расширять кругозор ИТ-руководителя, чтобы он мог понять, как бюджет делится на сопровождение, развитие и службу ИТ. Это даст возможность выделить основные направления и синхронизировать сферу развития ИТ и бизнеса в целом. Сегодня устарела практика, когда директор расширяет бюджет ИТ за счет дополнительной капитализации бизнеса. Только грамотное и обоснованное планирование бюджета позволит сформировать эффективную архитектуру ИТ.

ИТ-бюджеты: минимальный рост, но активная структура

Последние исследования показали, что ИТ-бюджеты российских компаний растут довольно слабо. И это не связано с депрессивными явлениями. Как показали те же исследования, IT бюджет в большей части состоит из планирования инвестиций в будущие проекты и развитие данного направления. Поэтому активная архитектура в скором будущем принесет свои плоды. ИТ-бюджет регионов: сравнение несравнимого, ведь во многих компаниях практически никогда не учитываются затраты. При этом проблема не в том, что одни компании имеют ИТ-бюджеты централизованные, а другие – децентрализованные.