Узнайте нужен ли в Вашей компании Service Desk

8 (495) 726-15-52

Информационный аудит

Информационные технологии в компаниях разной направленности имеют очевидные преимущества и приносят немалую пользу. Но если компании используют такие технологии неправильно, то появляется вероятность возникновения специфических рисков для деятельности таких организаций. При этом у компании не только снижается эффект от внедрений новейших информационных технологий, но и сводятся к нулю результаты работы, появляется угроза значительных убытков деятельности компании. Информационный аудит позволяет выявить все аспекты, которые касаются рисков, оценить уровень эффективности ИТ системы и подобрать направление для совершенствования данной сферы.

Обычно для рисков информационных технологий используют несколько понятий. В большинстве случаев подразумевается возникновение разнообразных негативных событий, которые угрожают безопасности всей системы. Это могут быть вирусы, хакерская атака, хищение данных, что создает угрозу для нормальной деятельности внутренней сети и всего бизнес процесса. Но в последнее время для такого определения существует развернутая трактовка. В соответствии с этой трактовкой появление рисков может повлечь за собой снижение эффективности деятельности всей организации.

Возникновение рисков может быть и на этапе внедрения информационных технологий в системы компании, и на этапе действующей работы технологий. При разработке, проектировании, эксплуатации информационных систем наличие рисков определяется такими факторами:

  • выбор нерационального решения для оптимизации;
  • ошибки в процессе проектирования;
  • нарушение сроков расчета и бюджета, заложенного для проектирования;
  • при несоответствии инфраструктуры и проектов автоматизации;
  • ошибки в организации и технические проблемы при установке системы.

В процессе работы информационных систем факторами рисков недостижения целей можно назвать:

  • отсутствие эффективности при взаимодействии таких сфер, как бизнес и ИТ направление;
  • неиспользование потенциала установленных технологий;
  • невозможность обеспечить развитие информационных технологий;
  • ошибки при первоначальных расчетах, которые указали на нагрузки всей инфраструктуры организации и персонала.

Во избежание подобных рисков компании создают комплексные системы, внедряющие риск-менеджмент, контроль и аудит, как на основе всей деятельности, так и в том направлении, как поддержка информационных технологий. Зрелость структуры определяется тем, насколько она способна обеспечить применение информационных технологий для тех целей, которые входят в ключевую деятельность организации. В ходе формирования ИТ-системы необходимо ориентироваться на существующие международные стандарты.

IT-процессы как ключевой объект аудита

Общепризнанными мировыми стандартами управления и аудита, которые относятся к области информационных технологий, является оценка ИТ-системы как совокупности многоступенчатых ИТ процессов, подробных контролирующих целей и стандартных процедур деятельности, в соответствии с которыми определяется минимизация рисков. Оценка такого вида деятельности проводится по типичным элементам управления и специфичным для каждого отдельного процесса, в том числе:

  1. Распределение ответственности по всей иерархии управления, а также обеспечения соответствующего взаимодействия.
  2. Наличие и эффективность применения всех механизмов, которые поддерживают компетентность персонала на должном уровне.
  3. Актуализация всей процессной документации.
  4. Наличие и комплексность механизмов, позволяющих измерять производительность и формирование отчетности внутри компании для каждого отдельного процесса. В свою очередь, это дает возможность руководству ИТ службы дать оценку степени достижения целей. Соответственно, это дает возможность формировать наиболее эффективные решения в управлении.
  5. Наличие процедур, которые позволяют активно мониторить текущую деятельность, и при этом дают возможность своевременно обнаружить операционные сбои. Например, при невыполнении сотрудниками организации штатных процедур.
  6. Наличие процедур информационного обмена, которые проводятся между похожими ИТ процессами.
  7. Методы и специальные инструменты, способствующие повышению эффективности деятельности. Например, если использовались средства автоматизации для учета, а также регистрации обращения пользователей;
  8. Совершенствование направления, в основе которого лежит анализ имеющейся эффективности, а также планы развития информационных технологий.

Расчет уровня зрелости IT-процесса

Такой расчет может быть проведен, например, с помощью специальной методологии CobiT, в которой определяются основные свойства зрелости процесса. Аудитор группирует вопросы по всем свойствам процесса. Это компетенция, документирование, измерение, а также фактическая деятельность и совершенствование. При этом рассчитывается оценка для каждой отдельной группы. Лучше учитывать характеристики всех вопросов и внутри каждой из групп, и характеристики самих групп. Определение точных значений определяется путем экспертной оценки и формируется на основе пожеланий заказчика аудита.

При составлении отрицательного вектора обязательно учитывается уровень документирования. И чем ниже этот уровень, тем больше вероятность не достигнуть основных целей в ИТ системе при потере основного персонала или же при изменении вектора деятельности. Между проверками может пройти разное количество времени. Но в основном это 1-3 года, которые определяются нормами законодательства и целесообразностью частоты периодичности для определения целей развития на будущее.

Расчет уровня ИТ-рисков

Здесь важно понимать то, что рассчитывается уровень рисков после того, как была проведена обработка. Например, в случае применения контрмер, если они направлены на снижение рисков. В ходе такой процедуры аудитор формирует определенный перечень, в котором указываются все факты выявленных рисков, при этом составляется базовый уровень рисков с установленной степенью зрелости ИТ процесса, благодаря которому формируется метод управления такими параметрами. Допустимые степени рисков – до 6, умеренные – 7-11, высокие – 12-16, критические – 17-25.

Коммуникационный аудит: мода или необходимость?

В последнее время многие специалисты в сфере аудита активно используют такое понятие как информационный аудит, который еще называют коммерческим. В различных компаниях он выделяется в отдельную линейку со своим набором продуктов, а некоторые агентства целенаправленно специализируются на данном виде деятельности. Естественно, такое направление привлекает многих заказчиков.

Следует отметить, что задача коммуникационного аудита заключается в том, чтобы провести комплексную оценку информационной политики компании за определенный период времени. У коммуникационного аудита есть несколько основных функций.

Оценочная. С помощью этой функции оценивается публичный престиж компании и ее информационная активность.

Стратегическая. Такая функция дает возможность разработать стратегию для оценки качества конкурентоспособности предприятия. Корректируются все моменты для качественного управления деловой репутацией и для брендирования товаров.

Информационная. Руководство и топ-менеджеры получают информацию о ситуации в компании на текущий момент.

Прогнозная. Составляются краткосрочные и долгосрочные прогноз по развитию компании, а также принимаются меры для предупреждения кризисных явлений в области управления.

Основной целью такого аудита является оценка, которая позволяет понять коммуникационную активность компании для принятия дальнейших управленческих решений. В будущем такие решения формировали, сохраняли и оптимизировали позитивный имидж организации.

Задачи коммуникационного аудита

Оценка эффективности деятельности с каналами СМИ, PR-акциями, интернет, реклама и различные коммуникации внутри компании. Также выполняется оценка организации в индексе цитирования, в количественном упоминании, в том числе и в негативном свете. Кроме того, проводится анализ реального имиджа, включая известность, популярность и влияние. Дополнительно оценивается работа со СМИ и реальные достижения поставленных задач.

В большинстве случаев такая работа проводится по определенной схеме. Она включает в себя определение реального имиджа организации, разработку стратегического имиджа, определенный посыл целевой аудитории, разработка каналов коммуникации, средства информационного воздействия.

При информационном аудите обязательно используется комплексный подход. Он позволяет выявить реальный имидж организации еще на начальном этапе работы с заказчиком. Кроме того, он является замечательным инструментом, который обеспечивает «обратную связь» при эффективной организации коммуникационной политики компании.

Стоит отметить, что коммуникационный аудит выделяет несколько отдельных сфер, и каждая из них включает в себя определенные методы и технологии исследования. В первую очередь это может быть информационный мониторинг. Во-вторых, обязательно проводятся качественные, а также количественные исследования в области социологии. Проводится работа с документацией, в ходе которой осуществляется анализ всех информационных материалов. Анализируются и прорабатываются инсайдерские источники, позволяющие получить максимум информации. На завершающем этапе предлагаются рекомендации, которые позволяют определить направление компании в имидже.

Можно сказать, что каждое из представленных направлений имеет достаточно высокую значимость, но при этом работа с документацией и инсайдерскими источниками информации может нести только факультативный характер, то есть она не является обязательной во всех случаях.

Коммуникационный аудит может быть представлен в двух вариантах. В первом случае это работа по проведению текущего информационного аудита, во втором – проведение итогового аудита по отдельным проектам и акциям компании. Стоит отметить, что при проведении информационного аудита важную роль играют качественные исследования, которые чаще всего базируются на интервью с сотрудниками компании. Такие интервью – доступные и распространенные для качественных исследований. С их помощью можно получить наиболее полный объем информации по заданной теме. Именно поэтому огромное значение имеет подготовка инструментов исследования. Создаются специальные блоки вопросы экспертных интервью, предназначенные для каждой отдельной темы.

Перед тем, как проводить такую работу, обязательно создается список всех лиц-интервьюеров. Они выбираются из тех персон, которые бы смогли дать по-настоящему реальную и правдивую оценку имиджа компании, определить наличие проблем и их перечень, которые связаны с организацией PR-работы и могут предоставить достаточно много другой информации. Такими лицами могут быть топ-менеджеры или руководители, на чье предприятие распространяется исследовательская деятельность. Но в большинстве случаев интервью дают руководители подразделений организации, которые отвечают за коммуникационную политику. Такие интервью можно считать первым шагом, который предшествует остальным работам, направленным на выполнение информационного аудита.

Коммуникационный аудит в PR

Стоит отметить, что оценивать эффективность PR – это одна из наиболее сложных задач. Сложность заключается в том, что PR деятельность является комплексной, а также она имеет совершенно разную специфику воздействия на аудиторию. Напрямую провести оценку эффективности, не используя детализированные цели контроля, невозможно. Также невозможно определить эффективность отдельно по объему продаж или же по количеству обращений клиентов. Такой механизм может действовать для рекламы, но для PR он совершенно не подходит. Некоторые маркетологи утверждают, что оценка эффективности PR совсем невозможна или может иметь противоречивые результаты. Но на самом деле инструменты для ее проведения все-таки есть. И такие инструменты включают в себя сравнительно новый вид деятельности – это PR-аудит.

PR можно считать долгосрочными инвестициями в репутацию и продвижение компании. Получить результат сразу невозможно. Это происходит через определенный период времени. Такой период может занять 3, 6 или 12 месяцев – все зависит от того, какой продукт представлен, деятельность организации, ее успешность на рынке до реализации PR-направления. Например, если человек прочитал о достижениях компании или продукте предприятия в журнале, увидел рекламу в интернете, то он вряд ли сразу же пойдет покупать такой продукт или пользоваться услугой. В большинстве случаев компании потребуется завоевать доверие потребителя, определить его вкусовые предпочтения и четко обозначить целевую аудиторию, для которой создается PR-кампания. И только после «прощупывания» почвы, получения более подробной информации и завоевание доверия PR начнет действовать.

Важно понимать, что 1-2 публикации в журнале, редкая реклама в интернете, внешняя реклама и продвижение в СМИ в качестве одноразовой акции – это не гарантия того, что бизнес станет успешным. Необходимо использовать комплексный подход, в котором будет участвовать несколько каналов информирования и несколько инструментов и методик продвижения. Только с помощью PR-аудита можно выявить уровень эффективности проведения коммуникационной политики, при этом это будут не аморфные изречения «специалистов», а вполне конкретные цифры, на которые сможет ориентироваться заказчик такой услуги.

Ценность информационного аудита заключается в том, что выявляются не только сильные, но и слабые стороны в деятельности компании в области PR-технологий. При этом на основе полученных данных вполне реально усовершенствовать данное направление, чтобы оно начало работать и приносить реальные плоды. Очень важным моментом является и то, что после проведения такой работы руководство организации, а также топ-менеджеры компании начитают понимать, насколько действенными и эффективными могут быть PR–методы для продвижения на рынке.

Также необходимо понимать, что информационный аудит – это не очередная разновидность маркетингового исследования. Это исследование является обособленным, ведь оно определяет и выявляет качество связи с общественностью. Именно поэтому поручать такую деятельность маркетинговому бюро – это большая ошибка, так как необходимого результата, которого ожидает клиент, получить не удастся.

Необходимо помнить, что, как и в любых других методах исследования, здесь проводятся совершенно разные варианты работ. Это могут быть количественные и качественные показатели, полевые и кабинетные исследования. Например, к полевым исследованиям можно отнести опросы и углубленные интервью.

Исследования могут проводиться в различных направлениях. Это могут быть такие статьи работы как: стратегия PR, антикризисные и внутренний PR, связи со СМИ, социальный облик компании. Но этот список не является окончательным – его направленность и разнообразие зависит от того, в какой именно сфере работает предприятие или организация.

Само исследование начинается с того, что устанавливаются цели, отражающие внутренние цели предприятия и те PR-программы, которые являются приоритетными для заказчика. Например, одной из целей может стать уровень развития взаимодействия со СМИ. Также это может быть выявление сильных и слабых сторон в пиар кампании, которая была проведена в прошлом году. После того как цели выявлены, консультанты готовы получить вторичную информацию. Это может быть архив публикаций, тексты пресс-релизов, список публикаций в СМИ, перечень сайтов, где была представлена реклама и многое другое. Анализ всей полученной информации затем будет предоставлен в отчете по результатам проделанной работы. Анализируется и проверяется очень большое количество направлений, и для каждого предприятия они могут быть совершенно разными. При этом по каждому направлению выявляются все плюсы и минусы, после чего составляется общая картина в графиках и списках, где видно, является ли PR компании эффективной деятельностью.

Очень важным этапом можно считать полевые исследования. С их помощью можно определить критерии и важность итогов проведенного информационного аудита. В критерии входит специфика рынка, на котором развернул свою деятельность заказчик, масштаб и структура предприятия, а также архивные данные, показывающие, насколько эффективными были связи со СМИ и уровень активности организации в области PR.

Именно на основе таких критериев разрабатывают список вопросов для дальнейшего анкетирования. И после этого проводится опрос персонала, в том числе и тех сотрудников, которые имеют непосредственное отношение к PR направлению. Кстати, анкетирование может проводиться не только внутри предприятия. В большинстве случаев такие работы осуществляются с бизнес-партнерами, дилерами, представителями СМИ и целевой аудиторией. Это дает возможность максимально точно сформировать оценку эффективности PR-направления.

Часто при проведении подобных работ применяется методика под названием "роза PR- аудит". Она дает возможность получить графическое изображение полученных данных. Графики строятся на оценках участников анкетирования. Также в таких графиках присутствуют оценки и самих аудиторов. Лепестковая диаграмма позволяет понять, насколько эффективна PR-деятельность. «Распущенные лепестки» показывают, что уровень такого направления деятельности находится на высокой ступени и может считаться показателем грамотно проводимой информационной политики. Если же «роза» имеет «растрепанные или неоднородные лепестки», то это может означать, что PR-кампании проводятся неправильно, без системы и не представляют собой единой сформированной сети, которая была бы направлена на получение тех целей, которые преследуются предприятием.

Также для такой работы применяется методика, которая представлена специальной формулой Шера. Здесь все показатели рассчитываются в процентном соотношении. Графики составляются по оценке исследования самих сотрудников (их анкетирования), также графики предоставляются самими консультантами. В результате происходит сравнение таких графиков. Но сами по себе такие графики не являются определяющим показателем эффективности исследования, ведь они могут показать, что уровень PR-направления развит на 80%, а на самом деле развитыми оказываются только 1 или 2 направления.

После проведения информационного аудита составляются рекомендации. Например, могут быть представлены такие рекомендации, как усиление информационных поводов. Кроме того, может быть предложено расширение базы СМИ. Также могут быть и достаточно радикальные рекомендации, например, смена целевой аудитории. В каждом конкретном случае составляются индивидуальные рекомендации, которые позволят сделать PR-направление компании наиболее эффективным.

Проводя аудит примерно 1 раз в год (или реже), можно наблюдать, как изменяется динамика развития PR-направления. Это дает возможность вовремя отреагировать на критические моменты, подобрать правильные инструменты для выхода из сложных ситуаций, а в некоторых случаях такая работа поможет удержать фирме на плаву даже в кризисные моменты. Именно поэтому коммуникационный аудит ни в коем случае нельзя считать пустой тратой времени и денег.

Просмотрев актуальный каталог консалтинговых компаний, вы сможете определить, что именно необходимо именно для вашей компании. Каждая фирма или бюро предлагает либо широкий спектр услуг, либо узкую направленность своей деятельности. Мы рекомендуем учитывать опыт организации, отзывы клиентов о ее деятельности, реальные примеры, которые показывают, насколько эффективной является проводимая работа. Если по многим критериям организация устраивает клиента, то можно смело заказывать услуги коммуникационного аудита.