Узнайте нужен ли в Вашей компании Service Desk

8 (495) 726-15-52

Как «хотеть как всегда», чтобы «получалось как лучше».

Публикация в журнале "IDO business №4"

Аккуратно формулируйте свои желания

У них есть тенденция – сбываться. И казалось бы – ну что здесь плохого?

Однако  в случае реализации, какого-либо проекта, в технологических нюансах, которого вы не очень разбираетесь, это может иметь вполне определенные и не вполне приятные для вас последствия.

И вот незадача – перед вами стоит Исполнитель и показывает вам Акт сдачи работ по записанному с ваших слов техническому заданию.

Шарики не радуют

И все по пунктам вроде бы сходится и совпадает, все выполнено. Но нет – почему то реального счастья не предвидится, и шарики не радуют. Более того, вас не покидает стойкое ощущение того, что Вас где-то нагрели. Только Вы не можете понять, где именно. Неужели Вы когда-то такое говорили? Вроде бы, похоже, но в то же время форма цвет и объем обещанного «щастья» явно отличается от того, который Вы себе представляли, хотя, может быть, и в неявном виде.

Одно Вы понимаете точно – чувство удовлетворенности у вас отсутствует, а деньги, похоже, вам платить за это самое «щастье» придется.  Вот только вы никак не можете взять в толк – за что?

В чем же тут дело?

Давайте вспомним всю историю с самого начала…

А помнишь, как все начиналось…

В Вашей компании возникла проблема, которая стоит Вам совершенно немифических денег. А если точнее – их потерь или недополучения, что по большому счету почти одно и то же.

Может быть, Ваша ситуация – это какая-то конкретная головная боль, которую сложно померить в прямых затратах, но которая стоит Вам потраченных нервов и здоровья, что по большому счету, тоже можно перевести в деньги, только иногда обходится Вам еще дороже.

Это модное слово – инновации

Посовещавшись со своими топ менеджерами, спросив совета у друзей/знакомых, Вы понимаете, что все предельно просто и ясно. Болезнь понятна, лекарство для нее вроде бы тоже известно. Осталось только найти хороших исполнителей и пройти курс лечения, чтобы прервать утекающий от Вас денежный ручеек.

Довольно часто это лекарство лежит в области технических новинок или информационных технологий. Оно и понятно – мы живем, все-таки, в XXIвеке.

Кавалерия выехала

У Вас в офисе появляются сонмы различных технарей, сыпящих как из рога изобилия специфическими терминами. Вы мало что понимаете в предмете их разговора, но столь пристальное внимание такого количества умных людей вам может быть приятно.

Вы только и успеваете отвечать на их вопросы,  но далеко не все из них вам понятны, а некоторые могут казаться совершенно бессмысленными.  Однако их количество и дотошность вселяют в Вас уверенность в том, что эти люди точно являются профессионалами своего дела и не упустят ни одной мелочи.

Работа закипела

Сегодня мы не будем говорить о тех моментах, когда исполнители пропали с вашими деньгами или проект не дожил до своего счастливого финиша по множеству причин. Такие случаи мы обсудим в других статьях. Цель настоящего повествования – история с иной, но не менее значимой, концовкой.

Поэтому мы пропускаем дни, недели и месяцы работы Исполнителя и переходим сразу к…

Часу икс

Сдача работы, она же завершение проекта, она же старт новой технологии и начала для Вас новой эры Счастья и Благополучия.

Вот в этот самый момент Вы начинаете осознавать, что у победы какой-то странный привкус, да и победа ли это вовсе?

А если да, то кого над кем? Но, похоже, что не Вас над вашей ПРОБЛЕМОЙ, которая становится еще больше и ужаснее в свете потраченного времени, денег и, что самое главное, - отсутствия сколько-нибудь существенного результата.

К пуговицам претензии есть?

На все ваши вопросы Исполнитель честно показывает вам Техническое Задание с бесчисленным количеством вопросов и вашими ответами на них.

Согласно ему все выполнено правильно и в срок.

А то, что у вас нет значимого для вас результата, то это, уж не обессудьте – не вина Исполнителя. Самое неприятное для вас в этой ситуации состоит в том, что вы начинаете смутно понимать, что предъявить, что-то Исполнителю у вас, похоже, не получится. Особенно после того, как ровно это же вам говорят и ваши юристы, и, возможно, ваши технари (последних в этой ситуации хочется закопать в одной яме с Исполнителем).

Договор выполнен в полном объеме.

Кто виноват?

Если это не вина Исполнителя, то чья же? И самое главное:

Что делать?

Как ни странным это может показаться, но вина за подобную ситуацию очень часто обоюдная. И многочисленные смены Исполнителей, без кардинальных изменений с Вашей стороны, ничего Вам не дадут. 

Тем не менее, простые и работающие правила, позволяющие уйти от подобных неприятностей, существуют.

С чего начать?

Разговор о «правильных» проектах внедрения достаточно долгий и объемный. Пытаться проглотить его за один присест нереально. Разбивка здесь может быть следующая:

  • Постановка цели
  • Как начать успешный проект?
  • Выбор системы и поставщика
  • Ведение проекта

В сегодняшней статье мы возьмем только первую часть этой большой темы

Крылья, ноги... Главное - хвост!

Для начала сформулируйте для себя список целей (чем меньше их при проекте, тем лучше):

  • Вам необходимо убедиться в их конечности и достижимости.
  • Проранжируйте их для себя.
  • Возможно,  часть из них нереализуемы в принципе, часть конфликтуют между собой. Не всегда это можно понять и увидеть с первого взгляда.

 Цель должна быть реалистична и не противоречить другим целям.

Максимизировать прибыль компании и увеличить долю рынка – цели часто взаимоисключающие, если только у вас в кармане не лежит супергениальное Ноу Хау, позволяющее повернуть вспять законы экономики.

Если этого не сделать, то в лучшем варианте (если вовремя расставите приоритеты и откажитесь от незначимых направлений)  вы достигнете только одной цели.

В реалистичном же варианте, ни одна из них не будет достигнута.

И тогда, переиначенная поговорка, вынесенная в заголовок статьи, прозвучит в своем классическом варианте.

Ну, ты как-нибудь так...

Избегайте технических формулировок.

Формулируйте цели в бизнес терминах.

Цель должна быть конкретна и однозначно пониматься всеми сторонами

Примеры плохих формулировок:

  • Внедрение модуля А и С в первом квартале.
  • Автоматизация процесса выписки накладных
  • Закупка и запуск оборудования
  • Запуск пилотного проекта
  • Внедрить систему CRM
  • Установить систему видеонаблюдения на площадке

Примеры хороших формулировок:

  • Увеличение оборачиваемости склада на 20%
  • показатель текущей оборачиваемости
  • описание того, как мы эту оборачиваемость меряем сейчас.
  • Снизить количество хищений на площадке на 40%
  • текущее количество хищений
  • описание того, как мы их подсчитываем сегодня

Помните, что в случае, если вас поймут неправильно, вы можете оказаться самой пострадавшей стороной. Даже в ситуации, если вы не заплатите Исполнителю денег за проделанную работу, вы все равно, возможно, останетесь в проигрыше.

Вы не получаете обещанных вам бизнес выгод, а значит вас отбрасывает назад, по сравнению с конкурентами. В этих обстоятельствах время работает не на вас.

Сколько вешать в граммах?

Если Вы не можете сформулировать свои критерии «счастья», то задавайте себе вопрос «как я узнаю о том, что это счастье у меня есть»

Цель должна быть измерима.

Любой эффект и увеличение  эффективности (читай производительности), должны быть измеримы в значимых для вас показателях.

Если это нельзя измерить, то для вас это не существует.

Итак, если:

  • Это нельзя померить
  • Показатели для вас незначимы
  • Метрики неочевидны
  • Методики снятия этих метрик непрозрачны

можете вычеркивать эту бизнес выгоду из Технико Экономического Обоснования (ТЭО).

Вычеркнули?

Теперь снова посмотрите на то, что у вас осталось. Оно действительно стоит таких денег?

Если нет, то, возможно, это не тот проект, который стоит начинать.

Чудес не бывает

Никогда не верьте в чудеса и не надейтесь на них. Если Вы не понимаете, как этого можно достигнуть, то ждать чуда от Исполнителя – бессмысленно. Если, тем не менее, он обещает Вам это – добейтесь детального разъяснения.

Цель должна быть достижима.

Достигнутый Вами эффект от технологии прямо пропорционален Вашему пониманию как эта технология работает и обратно пропорционален удивительным байкам, гуляющим вокруг этой технологии. Если все обещания и цифры Исполнителей проверяемы и Вы понимаете их математику, то вероятность, что это окажется правдой возрастает.

Не существует никаких «правильных программ» и «лучших практик» - все это маркетинговые уловки и сказки вендоров. Эти новомодные штучки могут оказаться:

  • Мифом
  • Просто не работать в ваших условиях

Загляните, что называется, «быку в задницу», чтобы убедиться в правильности посылок.

Разумеется все это только в том случае, если вы действительно хотите получить эффект от данного технического проекта, а не «поставить галочку» что вы этим вопросом вы занимались.

Хороша ложка к обеду

У цели (целей) должны быть конкретные сроки. Более того бизнес потребность может быть строго завязана на время.

Вам, возможно, принципиально важно иметь эту возможность или в начале января или никогда.

Не всегда время старта столь критично, но, тем не менее, всегда оно имеет большое значение. Не «когда-нибудь», а «когда именно конкретно». Помните, что Исполнитель никогда не сможет самостоятельно догадаться о высокой важности для вас временного фактора. Если Вы не обозначите его высокий приоритет, то он, скорее всего, совершенно спокойно будет переносить сроки проекта.

Цель должна быть своевременная и отслеживаемая.

Заострите на этом внимание, а лучше, если вы обозначите в договоре ответственность за нарушение сроков. Если Исполнитель болезненно реагирует на нее и старается любыми средствами избавиться от этого пункта, то, с большой вероятностью, вам придется с этим столкнуться на проекте.

Меняйте Исполнителя или будьте готовы к тому, что проект может растянуться по времени в разы.

Вот так всегда... На самом интересном месте!

Вы подсчитали и прослезились. Этот проект стопроцентно окажется для вас провальным.

С одной стороны, вы сберегли себе кучу нервов и денег. Но с другой стороны, у вас, по-прежнему, есть бизнес-потребность в улучшении своего текущего состояния.

Как быть? Если не в этом проекте, то где и когда?

Рынок диктует свои законы, вас может поджимать время, да и конкуренты не дремлют. Иногда, в подобной ситуации вы просто хотите махнуть рукой и рискнуть. Авось пронесёт и все (или хотя бы часть) эти рисков вас минует. Вы чувствуете себя загнанным в угол – надо, что-то делать.

Не спешите кидаться с головой в омут и выбрасывать деньги на ветер

В следующий раз мы разберем последовательность шагов, необходимых для правильного старта успешного проекта, который дойдет до благополучного финиша.

Но для начала вам все-таки необходимо навести порядок с вашими целями.  Сделайте это сегодня и тогда завтра вы сможете получить то преимущество, которого вам так не хватает сейчас.

Скачать статью.