Бюджет ИТ отдела

Анализ ИТ-бюджетов российских компаний

Сегодня многие компании стремятся сократить расходы, которые чаще всего являются операционными. И одним из основных направлений оптимизации является ИТ. Если правильно распределить расходы, то можно сократить затраты примерно на 30%, полностью сохранив функционал, а также уровень сервиса. При этом угроз для бизнеса не будет.

Одним из наиболее частых источников сокращения затрат являются человеческие ресурсы, а также перспективные проекты. Но такой вариант сопряжен с высокими рисками, так как ухудшается качество всей сферы ИТ. Кроме того, снижается эффективность всего бизнеса, увеличиваются риски, связанные с репутацией, причем все происходит очень стремительно.

Составление IT-бюджета

Стоит отметить, что бюджет ИТ-отдела формируется и обосновывается достаточно просто. Это несложная процедура, благодаря которой руководство компании мотивируется инвестировать в технологии, при этом технические специалисты разделяют всю ответственность с руководством за то, в каком состоянии находится ИТ-инфраструктура.

Планирование бюджета капитальных затрат, которое осуществляется ежегодно – это хорошая возможность сосредоточиться на технической работе. Причем лоскутное инвестирование прекращается, а выбивания средств не происходит.

Бюджет ИТ отдела планируется и формируется в несколько этапов. На первом этапе осуществляется сбор информации. Для того чтобы произошло формирование бюджета и обоснование, необходимо знать о том, какое имеется оборудование, в том числе и в резерве. Также необходимо знать, какие имеются лицензии на программное обеспечение. Дополнительно собирается информация о сервисных контактах, об операторских услугах, расходных материалах, а также о затратах на них.

Необходимо знать, какие информационные технологии используются. Здесь обязательно указывается весь спектр услуг, который используется в бизнесе. Это может быть как электронная почта с печатью документов, так и системы управления и различные бизнес-приложения. Также нужно выяснить, какие цели и задачи поставлены для компании в ближайшие месяцы. Кроме того, необходимо узнать, какие проблемы должны быть решены за конкретный период. На данном этапе происходит общение с руководством компании, с руководителями различных структурных подразделений. Это нужно для того, чтобы понимать, какие потребности являются приоритетными для изменения качества обслуживания. Также необходимо собрать информацию о потребностях в удобстве работы системы. Дополнительно проводится анкетирование пользователей и сбор всех обращений за последнее время.

На втором этапе находят те точки, которые мешают осуществить поставленные цели и задачи. Именно поэтому анализируются такие показатели, как производительность, надежность, функциональность, безопасность, удобство, операционные расходы и запасы.

На третьем этапе происходит непосредственное формирование ИТ-бюджета и обоснование. Это означает, что все результаты и выводы по выполненной работе предоставляются руководству в таком виде, который будет удобен и понятен для принятия решения. Это расходы, которые обычно разделяются по определенным категориям. Это могут быть операционные расходы, которые позволяют поддерживать деятельность бизнеса. К ним относят сервисные контракты, различные услуги, а также оплату труда сотрудников. К следующей категории можно отнести обязательные капитальные вложения. Это расходы, которые в компании будут при любых обстоятельствах. Но вопрос заключается в том, чтобы такие расходы были запланированы заранее. Еще одной категорией можно назвать рекомендуемые инвестиции. Такие инвестиции дают возможность устранить различные риски, повысить показатели проводимой работы, что создаст хороший эффект для развития бизнеса. Расходы, направленные на развитие – это еще одна важная категория. Это те инвестиции, которые обеспечивают работу системы, а также позволяют поддерживать качественные показатели при условии реализации задач по развитию бизнеса. Кроме того, существует такая категория расходов, как возможные инвестиции. Благодаря таким инвестициям можно улучшить возможности для сотрудников, которые работают с ИТ-системами.

Но самой важной деталью в планировании любого бюджета ИТ-отдела можно назвать обоснование такого ИТ-бюджета. Обоснование необходимо для каждой отдельной статьи. Обоснование необходимо делать на основе конкретных показателей работы ИТ-сервисов, включая скорость реакции, риски, а также качество и многие другие показатели. Формирование бюджета ИТ отдела является очень важным моментом для каждой организации, поэтому нельзя пренебрегать данной деятельностью во избежание серьезных потерь, которые в противном случае будут сопровождать рост и развитие бизнеса, а значит, скажутся на его эффективности и целесообразности в будущем.

Структура ИТ бюджета

ИТ бюджет – это служба ИТ, которая является центром с обособленной финансовой отчетностью. Дополнительно в такое службе поддерживается и развивается программное обеспечение, а также вся имеющаяся инфраструктура. В таких процессах задействованы не только штатные сотрудники, но и аутсорсеры. Для бюджета IT-отдела характерно то, что он представляет собой важный инструмент, предназначенный для управления. С его помощью отображаются задачи, цели, уровень зрелости бизнеса, ИТ-системы. Также он инициирует задачи, проекты и самые разнообразные работы. Если с положениями ИТ-бюджета такие направления не согласованы, то они могут остаться только лозунгами и пустыми словами.

Основные компоненты ИТ-бюджета

К основным компонентам ИТ-бюджета следует отнести те функции, которые представлены в положении, регулируемым департаментом информационных технологий. А для выполнения таких функций требуются определенные затраты.

К таким функциям относят телефонную связь, включая стационарную и мобильную. Кроме того, сюда включают доступ в интернет и различные каналы связи. Для некоторых компаний очень важно иметь выделенные каналы связи, так как для них важна бесперебойная и доступная связь между отдельными подразделениями и офисами.  К обязательным функциям также относят работу всей оргтехники и имеющихся в компании рабочих станций. Сюда включается ремонт, обслуживание, улучшение и модернизация существующего оборудования, закупка расходных материалов и комплектующих. Затраты ИТ-бюджета также могут быть связаны с покупкой, ремонтом и модернизацией серверного оборудования, новым программным обеспечением и т. д.

ИТ-бюджет предприятия – это очень важная составляющая, без которой невозможно получить действительно прибыльный и эффективно работающий бизнес. Но для бизнеса все затраты в том виде, в котором их видят сотрудники ИТ-отдела, могут показаться несущественными и нерентабельными. Поэтому в таких случаях необходимо разговаривать на языке бизнеса и уметь обосновать бюджет ИТ отдела.

Пишем бюджет ИТ отдела вместе

Сначала определяется горизонт планирования. Это означает, что нужно определить, на какой именно период будет планироваться ИТ-бюджет – на год, квартал или месяц. Во-вторых, нужно определить затраты, а точнее, их категории по статьям. Также определяются сами статьи расходов. Далее определяется процедура, позволяющая корректировать бюджет, а также ход предоставления отчетов.

Например, можно использовать рекомендации, которые предлагает А. Тецнер. Он предлагает разбивать затраты на определенные группы, которые имеют различные методы обоснования. Так, это могут быть обязательные, требуемые, желательные, возможные расходы.

Планирование ИТ-бюджета: основные моменты и особенности

Важно понимать, что формирование ИТ-бюджета и обоснование – это задача, которая является одной из основных, но не всегда она может быть простой для руководителя. Ведь директор имеет множество других обязанностей, задач и целей, которые могут стоять перед ним для повышения эффективности бизнеса. Именно поэтому практически всегда остается открытым вопрос планирования затрат. Кроме того, нужно точно выяснить порог эффективных инвестиций, дополнительно составить соотношение таких вложений со стратегическими задачами, которые важны для развития бизнеса. Бюджет IT отдела образец имеет достаточно простой, поэтому каждый руководитель сможет без проблем разобраться в нем.

Необходимость в процессе бюджетирования обоснована тем, что для финансового управления более понятно, когда известны ожидаемые затраты и цели. При помощи ИТ-бюджета директор и ТОП-менеджмент может составлять всю стратегическую картину, которая дает возможность выстраивать порядок общения с партнерами по бизнесу, с клиентами, с пользователями. При этом можно планировать затраты и обосновать необходимый уровень по продажам и производству.

Практически все современные компании стремятся к тому, чтобы расходы были максимально прозрачными. Ведь это дает возможность менять распределение бюджета, а также снижать потребление различных технических ресурсов. А это в свою очередь дает возможность сконцентрироваться на тех потребностях бизнеса, которые на данный момент являются ключевыми для него. Если процессы управления ИТ-отделом являются правильными, то главные статьи расходов будут направлены на основные потребности бизнеса. При этом будут поддерживаться те проекты, которые представляют собой наиболее прибыльные мероприятия для компании. Соответственно, ИТ-директор сможет принимать наиболее правильные решения.

ИТ-затраты предприятия и ИТ-бюджет

В первую очередь ИТ-директор  должен основываться в своей деятельности на двух ключевых моментах. Это ИТ-затраты в масштабе предприятия и бюджет ИТ-подразделения.

Например, ИТ-затраты всего предприятия включают в себя оперативные и капитальные затраты. А также это затраты на консалтинг, аутсорсинг, внедрение новых технологий, ИТ-продуктов, на стоимость поддержки, обслуживания, модернизацию имеющихся приложений, на разработку и поддержку собственных ИТ-систем. Кроме того, сюда входит зарплата, бонусы ИТ-персоналу, процесс управления, администрирования, стоимость ТОП-менеджмента, управления отделом информационных технологий.

Если говорить про бюджет ИТ-отдела, то в него входят капитальные, оперативные затраты. Но не все оперативные затраты можно отнести к ИТ-бюджету. Например, если подразделение продаж нанимает на работу программиста для создания пользовательского приложения, где представлены базы данных, предназначенные для анализа продаж, то такие расходы будут относиться к расходам отдела продаж. В то же время к затратам ИТ-отдела относят стоимость поддержки, модернизацию программных приложений, внедрение новых технологий, административные расходы и траты, направленные на поддержку инфраструктуры. Кроме того, это могут быть расходы, связанные непосредственно с ИТ-отделом, то есть, направленные на зарплаты и премии сотрудникам, на различные внешние услуги. К основным компонентам ИТ-бюджета стоит отнести программное и аппаратное обеспечение, затраты на внешних поставщиков услуг и на оплату труда, на передачу данных и на различные коммуникации, а также на другие расходы, связанные с обучением, оплатой услуг рекламных агентств, на юридические услуги.

Очень важно правильно выполнить оценку вложений в информационные технологии. Достаточно часто используют такую метрику, как соотношение дохода компании за год и количество средств, заложенных в бюджет. Существует множество методов, позволяющих оценить затраты на ИТ, но при этом необходимо понимать, что каждый из них может быть недостаточным для правильного обоснования статей бюджета. Соответственно, необходимо учитывать все обстоятельства, новую информацию и данные, которые могут быть использованы для учета статей расходов.

Для того чтобы формирование бюджета и обоснование было правильным, необходимо учитывать некоторые рекомендации по оптимизации затрат. С их помощью директор сможет проанализировать процессы, позволяющие распределять денежные средства, которые направлены на уменьшение затрат на ИТ.

Например, к основным рекомендациям по затратам на внешние сервисы и различные закупки можно отнести:

• переход на облачные вычисления;
• переход сервисов, которые не относятся к критичным, на аутсорсинг;
• приобретение более выгодных пакетов лицензирования;
• объединение и консолидация договоров для получения скидки на обслуживание (например, в случае связи: телефонной, интернет и т. д.);
• анализ договоров на серверы;
• продажа технологических мест.

Если говорить о технологических и инфраструктурных затратах, то здесь пересматривают параметры утилизации ресурсов, связанных с аппаратным и сетевым оборудованием, с дисковым пространством и с лицензированием программного обеспечения. Например, при внедрении сразу нескольких серверов с высокой мощностью можно снизить операционные расходы. А если перейти на дисковые массивы, то затраты на дисковые ресурсы уменьшаются примерно на 22%.

Достаточно важной статьей в рекомендациях являются операционные и сервисные затраты. К таким рекомендациям стоит отнести автоматизацию обслуживания. Операционные издержки на выполняемое обслуживание могут быть существенно снижены, если произойдет автоматизация для управления рабочими станциями. Также может выполняться автоматическое управление серверами, сетевым оборудованием. Кроме того, в автоматическом режиме может происходить мониторинг происходящих событий и поддержка пользователей. Если говорить о процессном управлении, то здесь можно поэтапно внедрять сервисные модели для управления. Например, это может быть ITIL или MOF. В департаменте ИТ-службы Сбербанка уже используют такую модель управления, которая смогла эффективно оптимизировать все затраты на ИТ. Используя такой подход, можно максимально эффективно распределить ресурсы на другие, более важные процессы, которые напрямую связаны с приоритетными направлениями деятельности компании. Дополнительно необходимо выполнить анализ уровней сервисов. Достаточно часто уровень сервиса, затраты на обслуживание сильно завышены, соответственно, такое положение дел вызывает немало конфликтов, а также различных недовольств со стороны инвесторов, клиентов, партнеров и пользователей.