Разработка регламента процесса

Пишем регламент: рекомендации по разработке

На определенной стадии деятельности компании необходима разработка регламента бизнес процесса, то есть нужно описать ход выполнения процесса в некоторых видах локальных документов. Для регламентов характерно то, что освещается ход процессов, которые происходят одновременно в нескольких подразделениях. Генеральный директор вряд ли предложит для рядовых сотрудников такие работы, как разработка регламента процесса производства, но, например, для секретаря вполне под силу разработка регламентов делопроизводственного процесса.

Регламенты, методики, инструкции – что подлежит регламентации?

Среди огромного количества регламентов регламент организации в коммерческой сфере представляет собой документ организационно-распорядительного характера, где происходит описание бизнес процесса от его начала и до полного завершения. Особенность регламентов заключается в том, что они действуют только для того предприятия или структурных подразделений, для которых они утверждались.

Структура регламента

Перед тем как провести внедрение системы регламентов, нужно определиться в том, что представляет собой структура регламентов. Так, необходимо понимать, что регламент имеет несколько разделов. Это общие положения, термины, различные сокращения и определения. Далее следует описание бизнес процессов, раздел, связанный с ответственностью, и контроль.

Форма регламента

Существуют рекомендации, в соответствии с которыми форма регламента разрабатывается на основе ГОСТ Р 6.30-2003. При разработке регламентов в документацию предприятия обязательно включаются такие реквизиты, как наименование организации и вида документа об утверждении, дата, номер документа, гриф об утверждении. Такие данные должны располагаться вначале документа. А подписи таких лиц, как генеральный директор (или, например, директор структурного подразделения) помещаются в конце документа, в том числе на одном листе согласования. Также в конце документа могут быть подписи сотрудников компании.

Содержание регламента включает в себя подробное описание каждого из разделов, в том числе общие положения, назначения, область применения, порядок утверждения, сокращения, описание требований, процессов, ответственность, контроль, приложения. В том числе классификаторы, справочники, схемы процессов и т. д.

Составляем регламент (на примере бизнес-процессов делопроизводства)

Перед тем, как будет происходить внедрение регламента, было бы правильным понимать, какие виды бизнес процесса подлежат регламентации. В первую очередь это такие виды бизнес процесса в деятельности предприятия, которые являются типовыми. Они подлежат для исполнения в организации всегда, при этом внешняя ситуация никак не влияет на изменения в таких документах. Для каждой компании существует строго определенный перечень процессов, которые подлежат регламентации.

Рабочий регламент: как написать и внедрить

Идеальным вариантом приложения к регламенту является модель бизнес-процесса. В большинстве случаев модель представлена как блок-схема, но также она может быть представлена в качестве таблицы с описанием основных параметров. Графически такая модель составляется при помощи специальных компьютерных приложений. Визуализация в виде схемы нужна для того, чтобы облегчить восприятие и понимание процесса, в обычном текстовом варианте достичь этого слишком сложно.

Зачем нужен рабочий регламент? В регламентации понимают описание рабочего процесса в организации в различных локальных документах и актах. Разработка регламентов необходима для того, чтобы все действия сотрудников были синхронизированы, у каждого из них была четко поставленная цель, которая позволит достичь общего результата, чтобы процессы протекали неразрывно даже при смене руководства или управления структурных подразделений. Кроме того, рабочий регламент снимает с руководителя необходимость заниматься мелочным контролем.

Регламент рабочего времени: разнообразие видов

Разработка регламентов в компании необходима для регулирования деятельности предприятия как юридического лица.

Разработка регламентов для регулирования работы сотрудников.

Разработка регламентов, которые обеспечивают информационную поддержку.

Разработка регламентов, которые регулируют порядок работы.

Разработка регламентов, которые дают возможность визуализировать процесс управления.

Нужен ли рабочий регламент в офисе?

Так как в процессе деятельности предприятия возникает множество сопутствующих действий, директор вынужден составлять четкий и строгий регламент, который позволит максимально сконцентрироваться на основной работе. Например, генеральный директор фирмы мечтает о том, чтобы каждый из сотрудников трудился на благо компании. Но реальность часто бывает совершенно другой, когда персонал выходит на перекуры, не уделяет время работе, а просиживает за компьютером в социальных сетях. Именно поэтому для структурных подразделений и для организации в целом можно разработать регламент, в соответствии с которым некурящие сотрудники будут получать более высокую зарплату, а те, кто часто отлучается на перекуры, будут уходить из офиса настолько позже, сколько времени они потратили на отлучение от рабочего места.

Рабочий регламент: плюсы и минусы от внедрения

К преимуществам рабочих регламентов можно отнести возможность письменного документирования повторяющейся работы сотрудников, а также сроков определенных задач. Кроме того, генеральный директор или директор структурных подразделений снимает с себя дополнительную нагрузку, которая связана с разъяснением обязанностей сотрудникам компании. Такой вариант очень удобен в тех организациях, в которых работает не 1, а несколько смен работников, а также там, где происходит частая смена персонала на одной должности. Четкое описание бизнес процесса или любого другого рабочего процесса это позволяет уменьшить разногласия между сотрудников предприятия. В ходе составления регламента можно избавиться от дублирующих друг друга бизнес процессов. Разработка регламента очень сильно упрощает проведение любых бизнес процессов. Причем, стоит помнить, что составление регламентов происходит один раз. В дальнейшем можно просто вносить поправки и доработки.

Но регламент является не универсальным инструментом, поэтому можно выделить несколько минусов, которые могут возникнуть в процессе его выполнения. В первую очередь четкий и понятный регламент невозможен, если в компании наступили нелегкие времена и она переживает кризис. Во-вторых, в регламентации могут присутствовать проблемы, которые связаны с творческой составляющей и инициативой. Если деятельность связана с продажами, то сотрудник, действующий в соответствии с регламентом, не может привнести в свою деятельность что-либо новое, поэтому эффективность его работы может быть недостаточной. Также стоит учитывать, что составление некачественных регламентов может навредить рабочим процессам в компании. Иногда директор зациклен на централизации компании, чтобы сократить затраты и расходы предприятия. Но оформление документооборота через центральный офис и сокращение сотрудников в регионах только увеличивает расходы, так как теряется время на утверждение документов, увеличивается нагрузка на центральный штат персонала.

Составление регламента: правильный алгоритм разработки

Алгоритм разработки регламента является стандартной процедурой, поэтому необходимо строго придерживаться всех положений и последовательности выполнения данного процесса. В первую очередь определяется предмет регламента. Далее утверждается ответственный, который будет отвечать за составление регламента, после чего созывается собрание, на котором присутствуют все ключевые участники процесса. Каждый участник бизнес процесса должен описать свой процесс. Если же он слишком сложный, то сотрудник занимается описанием только определенного участка процесса. Затем происходит сбор всех материалов с последующим обсуждением описания процессов. Участники рабочей группы рассматривают базовый вариант регламента, вносят свои поправки, после этого текст может корректироваться, и затем его утверждает генеральный директор.

Составление регламента на предприятии

Разработка регламентов нашей компанией предусмотрена для всех типов процессов. Для этого наша компания использует стандарт ISO 9000 – в соответствии с этим стандартом создание регламентов является обязательным условием. Самым строгим из регламентов является регламент для службы сервисов, так как от неправильно выполненных действий могут возникнуть неблагоприятные технические последствия. Регламенты могут быть разделены на регламент процесса, структурных подразделений и предназначенный специально для конкретных сотрудников.

Возможные проблемы, возникающие при разработке регламента

Не всегда стандартизированные системы могут быть залогом правильно разработанного регламента. Иногда возникают проблемы, которые заключаются в том, что регламент может быть оторван от практического применения. Например, в процессе развития компании директор принимает решение создать специальный отдел развития. Для сотрудников такого отдела ставится задача регламентации всех процессов. Отдел составляет такой регламент, но при этом он оторван от реальности, ведь новые сотрудники не вовлечены в процессы, которые происходили в компании ранее.

Также не стоит отбрасывать в сторону проблемы отсутствия гибкости. Например, регламентом предусмотрено детальное описание процессов, в то же время это не должен быть массив ненужной и сложной для восприятия информации. То есть, задачей регламентов является реальная помощь людям.

Отсутствие стимулов и мотивации тоже является проблемой, которую не сможет решить ни один регламент. Это означает, что у сотрудников должна быть мотивация для выполнения регламента.

Регламент: разработка и внедрение

Для постановки любой подсистемы в компании необходим регламент, в котором указывается, как будет действовать такая подсистема. Это всего 1 документ, благодаря которому регламентируется ход управления бизнес процессами.

Время внедрения регламентов в компании может занимать месяц, в некоторых случаях это может быть год или более длительный период. Иногда компании могут выступать против внедрения регламентов, мотивируя такое отношение тем, что существует огромное количество внешних факторов, влияющих на изменения в бизнес процессах.

Основные проблемы регламентации

Разработка регламентов – это только вершина айсберга. Даже после внедрения регламента может оказаться так, что никто не спешит придерживаться положений и должностных инструкций, а у руководства нет времени на то, чтобы контролировать данный процесс. В первую очередь необходимо отметить, что для выполнения регламентов необходимо не только назначение соответствующего менеджера или создание отдела качества. Если директор не заинтересован в соблюдении сотрудниками всех положений регламентов, то существование такого отдела или менеджера будет бесполезным.

Другие часто встречающиеся проблемы – это отсутствие согласования. То есть, регламенты создаются хаотично, каждый описывает свой участок бизнес процесса, но при этом директор не в состоянии систематизировать  и согласовать такие черновики в единый документ, который бы реально работал.

Почему регламенты не работают?

Необходимо понимать, что регламенты не могут работать, если они не понятны и не доступны для сотрудников. Обязательно нужно объяснить участникам, как необходимо выполнять положения регламента, проконтролировать их действия. В то же время отсутствие контроля выполнения регламента провоцирует отсутствие результатов. Все сотрудники работают разрозненно, не выполняют установленных положений, поэтому на момент внедрения регламентов желательно создать рабочую группу, которая будет работать по типу улучшения эффективности системы управления.

Регламент: для чего он нужен и как добиться, чтобы он работал

Отсутствие регламентов и точных должностных инструкций приводит к хаосу и к отсутствию слаженной работы на предприятии. При этом чрезмерное детализирование регламентации тоже не приводит к хорошим результатам управления компанией, так как бюрократизм тормозит бизнес процессы, приводит к снижению эффективности деятельности организации. Пример регламента процесса внедрения может показать, что некоторые действия менеджеров (даже тех, кто отвечает за реализацию регламента) оказываются неэффективными. Соответственно, такие менеджеры не заинтересованы в дальнейшем внедрении регламентов, так как считают, что они и без них являются профессионалами и качественными управленцами. Необходимо добиться того, чтобы не только сотрудники, но и генеральный директор уделял время изучению отчетности, чтобы соблюдение регламентов было не формальностью, а реальной деятельностью. В таком случае можно говорить о достижении определенных результатов и об эффективности бизнес процессов.

Достижение результатов и выполнение регламентов

Достижение результатов возможно только в случае, если работы будут проводиться слаженно и с обязательным контролем директора. Только эффективная система управления позволит избежать форс-мажоров. И даже при их возникновении часто истинной причиной является неправильно организованная система управления, которая привела к ситуации, когда оборудование вышло из строя или не хватает средств на закупку сырья. Разработка регламента бизнес процесса, пример которого можно увидеть на нашем сайте, в соответствии со всеми субъективными причинами каждого отдельного предприятия позволит избежать таких ситуаций.

Подписка на статьи по данной теме поможет вам более детально разобраться в этом вопросе.