Затраты на ИТ: анализ затрат на IT и оптимизация бюджета

Управление финансами ИТ

Для большинства современных людей ИТ услуги представляют собой достаточно востребованный сервис. Но не всегда пользователи понимают, что такие услуги требуют определенных затрат и расходов. При увеличении количества пользователей затраты на ИТ услуги увеличиваются. Хотя заказчик не всегда понимает, каким образом увеличиваются такие затраты, насколько они оправданны и какие преимущества можно получить.

Затраты на ИТ должны соответствовать предоставляемому качеству, которое определяет мощность, доступность, техническая поддержка, производительность; стоимости и требованиям заказчика.

Одним из самых важных направлений в деятельности любой компании является составление бюджета, в том числе и в сфере ИТ. С помощью составления бюджета можно спрогнозировать количество затрат и расходов компании. Обычно данный процесс сопряжен с планированием потребностей у заказчика именно в тех видах услуг, которые связаны с такими затратами. Прогнозы затрат составляются с учетом статистических данных за аналогичные периоды в прошлом. Но не всегда компании располагают такими видами данных, поэтому в виде модели можно не отказываться от использования аналогичных сервисов.

Обязательным моментом является применение бухгалтерского учета. С его помощью можно определить количество расходов финансовых средств. При этом очень важно проследить затраты, выполняемые по каждому отдельному заказчику, виду услуг, а также деятельности компании.

В процессе выставления счетов также очень важно действовать структурировано и слажено. Это могут быть любые виды деятельности, связанные с подготовкой счетов для заказчиков услуг. Этот процесс позволяет определить цели выставляемых счетов, а также сам алгоритм расчета стоимости.

Существуют различные категории затрат на ИТ. На сегодняшний день представлено несколько категорий, которые позволяют классифицировать затраты. Так, существуют так называемые виды прямых затрат, которые непосредственно связаны с предоставляемыми ИТ услугами. Например, вид деятельности или определенные материалы, которые связаны с конкретным сервисом. Так, одним из таких расходов может быть аренда телефонной линии для получения выхода в интернет. К различным видам косвенных затрат относят такие виды затрат, которые не связаны напрямую с определенными ИТ услугами. Например, это различные варианты затрат на помещение, виды услуг, в соответствии с которыми обеспечивается техническая поддержка. Также это могут быть различные административные расходы, в том числе потраченное на такие услуги время.

Кроме того, в контексте учета затрат нужно рассматривать постоянные и переменные затраты. К видам постоянных ИТ затрат относят типы инвестиций, направленных на аппаратное обеспечение, строительство, программное обеспечение. Такие виды затрат никак не зависят от объема предоставленных услуг. При этом учитывают не закупочные цены, а ежемесячные или же ежегодные суммы различных амортизационных отчислений. Даже если снижаются объемы производства, происходит их прерывание, постоянные виды затрат все равно присутствуют. В качестве переменных затрат учитывают те расходы, количество которых изменяется при изменении объема производства или объема предоставляемых услуг. Среди таких затрат стоит отметить расходы на печатающее оборудование, отопление, электричество или бумагу. Если объемы производства увеличиваются, то и количество подобных затрат становится большим. Также виды затрат можно разделить на капитальные и операционные. Первые затраты направляют на закупку активов, которые будут использоваться для долгосрочного применения. Амортизация данных расходов происходит в течение нескольких лет. К видам операционных затрат относят расходы, выполняемые каждый день, при этом они не связаны с материально-технической сферой. Например, это могут быть договоры, составляемые для обслуживания программного, аппаратного обеспечения, страховые взносы или же стоимость лицензий.

Для контроля процессов управления необходимо правильно выстроить процесс учета затрат организации. При этом очень важно понимать, что бывают разные типы затрат, которые подразделяются на элементы затрат. Это затраты на оборудование, на программное обеспечение, на размещение, организационные и трансферные затраты, а также виды деятельности, связанные с учетом затрат.

Оптимизация расходов на IT

На сегодняшний день только небольшая часть предприятий начинают осознавать, что расходы на ИТ необходимы, чтобы бизнес был успешным и эффективным. С их помощью можно добиться качественного управления уровнем сервиса. Кроме того, затраты на ИТ требуют применения определенной методики, которая представляет собой вариант эффективной модели, позволяющей выполнять анализ финансовой составляющей информационной системы.

В большинстве случаев для этих целей используют методику TCO, название которой можно перевести, как "совокупная стоимость владений". Зачем используют специальную методику? Это необходимо для того, чтобы выявить все затраты на информационные технологии, и при этом понять, насколько эффективными и соизмеримыми будут такие расходы с получаемой прибылью и эффективностью от их использования. Ведь на самом деле многие организации тратят на содержание ИТ-инфраструктуры гораздо больше, чем они предполагают. Поэтому логичным является вопрос: «Можно ли оптимизировать такие затраты и снизить их количество на содержание ИТ-инфраструктуры?» Именно поэтому и возникает необходимость использования методики ТСО.

Для учета затрат (расходов) используют комплекс данных, связанных с применением прямых затрат и косвенных затрат. К первому виду относят оборудование и программное обеспечение, все типы расходов на ИТ персонал, все виды связи, сервисы в интернете, электронный обмен данных. К видам косвенных затрат можно отнести все типы расходов, которые используются при создании, развитии и эксплуатации ИТ-инфраструктуры. Это может быть самообучение пользователей, набор специальных программ для самостоятельного обучения и обслуживания пользователей, а также возможность использования служебных компьютеров для личных целей, простои в работе информационной системы и многие другие виды расходов.

Как рассчитать стоимость ИТ-услуги?

Вначале нужно понять, что такое ИТ-услуга. Нынешний бизнес (его успешность, эффективность) в большинстве случаев зависит от информационных технологий. И такая зависимость предъявляет достаточно серьезные требования для роста качества и развития предоставляемых ИТ услуг. Кроме того, весь комплекс ИТ-услуг должен соответствовать потребностям бизнеса компании, поэтому многие организации, предоставляющие подобный сервис, борются за внимание пользователей, снижая стоимость предоставляемых услуг или оставляя их на соответствующем уровне.

В соответствии с ITIL ИТ-услуга представляет собой комплекс ИТ-систем, которые применяются для того, чтобы обеспечить бизнес-деятельность предприятия. Для современных предприятий услуги ИТ очень актуальны на сегодняшний день, причем он актуальны для каждой компании независимо от ее величины и объемов годового оборота. Чтобы повысить конкурентоспособность компании на рынке, необходимо постоянно увеличивать производительность вычислительной системы, актуализировать компьютерный парк и программное обеспечение, внедрять новые информационные технологии, обеспечивать достаточное количество инвестиций в будущее организации. Но на все это нужны ИТ затраты, которые с каждым годом только увеличиваются. И руководители предприятий должны знать, насколько эффективными они будут, и какие методы управления можно использовать, чтобы снизить себестоимость и улучшить качество изготавливаемой продукции.

Принципы построения сервисно-ориентированного учета затрат

Раньше все виды затрат на ИТ относили к косвенным. Но на сегодняшний день процесс учета затрат выстраиваться совершенно по-другому и расчет себестоимости ИТ-услуг тоже производится иначе. Теперь такие виды затрат относят к расходам основного производства, а для их учета используют специальные методики.

Именно такой подход дает возможность управлять деятельностью ИТ подразделений. При этом объектом управления можно выбрать процессы, которые предоставляют комплекс ИТ услуг для бизнес потребностей компании. Такие ИТ-услуги в ITIL называются бизнес услугами. В комплексе такие услуги представляют собой каталог бизнес услуг. На его базе каждое ИТ-подразделение строит и осуществляет свою деятельность.

В процессе построения системы учета затрат ИТ-услуга представляет собой шифр производственных затрат. Обязательно нужно определить, какие из ИТ-затрат считаются прямыми, а какие – косвенными. Затраты, которые сразу относят на предоставление ИТ-услуг, называют прямыми, а те, которые относят к процессу управления и операционной деятельности, называют косвенными.

Создание сервисно-ориентированной модели учета затрат, которая направлена на предоставление ИТ-услуг другим бизнес-подразделениям организации, – это важная задача, которая позволяет усовершенствовать управленческий учет в рамках всего предприятия. И проведение подобных процессов невозможно, если высшее руководство не понимает, насколько необходимо улучшение управления ИТ-инфраструктурой, в том числе и финансовой стороной данного направления.

Для управления уровнем сервиса также необходимо активное участие отдела, который занимается управленческим учетом во всей компании. Так как объекты затрат формируются в единой учетной политике, то и себестоимость ИТ-услуг обязательно «внедряется» в себестоимость всех объектов затрат компании.

Построение учета затрат в ИТ представляет собой комплексную задачу, в процессе которой ограничивают детализацию аналитических признаков. Так как затраты на организацию учета часто превышают преимущества, которые может получить бизнес в процессе создания сервисно-ориентированной модели затрат.

Для построения модели затрат необходимо выделить факторы, в соответствии с которыми можно распределить затраты по категориям. В ходе такого распределения получатся понятная структура затрат на ИТ. В соответствии с ITIL выделяют такие категории: затраты на аппаратное и программное обеспечение, затраты на персонал и на размещение, затраты на внешние сервисы и различные трансферные затраты. Все эти затраты выделяют в одну категорию, которая дает возможность понять, как они влияют на себестоимость и качество ИТ услуг.

Как уже описывалось ранее, затраты могут быть прямыми и косвенными. На рисунке видна модель, представленная для учета затрат.

Здесь прямые затраты относят к бизнес-сервисам, при этом они включены в их себестоимость. Косвенные затраты делят на соотнесенные и несоотнесенные. В первом случае они распределяются между сервисами по драйверам распределения. Во втором случае для затрат невозможно выбрать определенный драйвер.

Необходимо понимать, что для создания драйверов распределения нужна учетная система, которая будет регистрировать деятельность персонала ИТ. если внедрить аналитический табель учета рабочего времени ИТ персонала, то деятельность сотрудников можно отнести или к бизнес-сервисам, или к операционным сервисам. Кроме того, используя библиотеку ITIL, пользователи должны знать, что с ее помощью можно узнать, что можно сделать, но при этом она не показывает, как это нужно сделать, то есть подобная библиотека не дает подробных рекомендаций. Именно процесс построения учетной системы позволяет выбрать определенную систему учета, разработать методы и политики расчета себестоимости и выявить непрямые затраты. Кроме того, необходимо знать, какие услуги ИТ оказывает всему бизнесу в целом.

ИТ оказывает бизнесу такие виды услуг, как предоставление и обслуживание сети интернет и электронной почты, ERP для обеспечения надежного функционирования, технической поддержки и консультаций по работе с ERP-системой. Также сюда входит техническая поддержка пользователей, которая обеспечивает функционирование АРМ пользователей и единого информационного пространства.

На первом этапе разделяют услуги на прямые и косвенные. На втором этапе определяется себестоимость услуг при помощи вычисления драйвера распределения. За основу драйвера можно выбрать затраты специалистов ИТ, которые направлены на поддержку пользователей и решения различных инцидентов. На данном рисунке можно увидеть, как рассчитывается драйвер распределения непрямых соотнесенных затрат: 

На следующем этапе выявляют соотнесенные и несоотнесенные затраты. Чтобы выделить соотнесенные затраты, необходимо понять, в какой степени драйвер распределения является релевантным для такого типа затрат. Также обязательно учитывают учетную политику, которая принята в компании. Так как методика расчета затрат должна в обязательном порядке соответствовать методике, которая используется в компании, создание учетной системы необходимо проводить вместе с экономистами, выполняющими расчеты себестоимости продукции предприятия.

Если же сложить прямые и косвенные соотнесенные затраты, можно получить основу, предназначенную для расчета добавочного процента в непрямых несоотнесенных затратах. На следующем рисунке можно увидеть формулу, которая рассчитывает добавочный процент: 

В результате можно получить полную себестоимость каждой отдельной ИТ-услуги. Данный подход обладает существенными преимуществами перед другими методами расчета. В первую очередь такая методика позволит ИТ-директору правильно составить ИТ бюджет. При этом директор будет ориентироваться на сервисно-ориентированный учет затрат. Вторым преимуществом можно назвать то, что за определенный период ИТ-менеджер сможет предоставлять руководству целый комплекс данных о реальных затратах по каждой ИТ-услуге. Кроме того, на основании такого учета можно построить модель совокупной стоимости владения, которая позволит включить не только явные затраты ИТ-сервиса, но и скрытые затраты в виде простоев, самоподдержки пользователей и т. д.

ИТ-бюджеты и новые технологии

Структура информационных технологий в компании открывает новые возможности и оценить отдачу от разработки проектов по архитектуре ИТ компании достаточно сложно, поэтому здесь нельзя основываться на методе ROI (отдачи инвестиций). Вложение инвестиций в архитектуру данных или же приложений не позволит добиться моментального эффекта. Но после приобретения архитектурной опции она может быть реализовываться продолжительный период – при использовании нового приложения, использующего результаты предыдущих инвестиций. Ценность проектов ИТ-инфраструктуры заключается в получаемой гибкости и потенциальных возможностях. Если условия нестабильны, ценность опций возрастает, если сравнивать их со стабильными условиями. В то же время, если на предприятии нет подобной архитектуры, различные СУБД будут использовать отдельные приложения. Также потребуется помощь персонала с различной квалификацией, и все это затруднит интеграцию данных для анализа. Поэтому организации придется тратить на ИТ-инфраструктуру гораздо большие суммы, чем предполагалось изначально.

Исходя из этого, нужно понимать, что только эффективная и грамотно созданная ИТ-архитектура способна стать главным фактором, который определит бизнес-успех всего предприятия.

В государственных организациях при отсутствии архитектуры негативные последствия становятся более заметными, чем в коммерческих структурах. Для разработки архитектуры предприятия и архитектуры ИТ необходимо потратить достаточно большое количество времени и сил. Но получить результат от таких инвестиций можно только в том случае, если компания имеет сложную ИТ-инфраструктуру и большой набор прикладных программ. Если ИТ-архитектура отсутствует при реализации таких программ, то потраченные на них суммы будут расти в геометрической прогрессии. Также это сопряжено с целым рядом технических проблем. То есть, можно увидеть ситуацию, которая показана на данном рис.:

Все это показывает, что разработка и применение архитектуры обеспечивает экономическую целесообразность ее использования, а также является необходимым условием для получения положительных результатов в работе по снижению затрат на ИТ-инфраструктуру.

Расчет стоимости ИТ сервисов

В экономике предприятия очень важно вести учет затрат, а также их снижение, в том числе и в области управления стоимостью ИТ-услуг. Именно в этой ситуации руководители ИТ и всего предприятия в целом должны хорошо понимать, что представляют собой различные сервисы, также они должны иметь анализ таких сервисов, что понимать, насколько они лучше/хуже сервисов, предоставляемых другими организациями. Это позволит более эффективно управлять ИТ-инфраструктурой и контролировать ИТ.

В соответствии с ITIL отмечают три ИТ процесса. Это управление уровнем сервисов, системы управления конфигурациями и ИТ финансами. Такие процессы, как определение ИТ-сервисов, моделирование ИТ сервисов, моделирование стоимостных моделей ИТ и конфигурация учета компьютеров, являются главными в проблеме управления ИТ-инфраструктурой.

Для того, чтобы улучшить ИТ-сервисы, вначале лучше дать им определение. На уровне высшего руководства ИТ-сервисы разбиваются на разработку прикладных систем, эксплуатацию, поддержку, безопасность, архитектурное планирование и другие элементы. Именно эти структуры направлены на профессиональные сервисы, которые уже предоставляются заказчику.

Основной компонент «Управление Уровнем Сервиса» определяет сами ИТ-сервисы, публикует их в Каталоге Сервисов, а затем уже разрабатывается Соглашение об Уровне Сервиса на основе таких определений. Стоит отметить, что сервисы могут быть базовыми, которые включают в себя передачу данных, электронную почту, поддержку, голосовую связь и безопасность. На основе бизнес-функций имеются так называемые подписные сервисы, в которых участвует заказчик. Это сервисы КИС, торговые прикладные и кадровые системы, банк-клиент и исследования рынка. Также существуют специальные прикладные сервисы, которые клиент получает в случае, если он запрашивает их вне стандартного пакета предоставляемого сервиса. Это может быть ИТ-консалтинг, управление проектами, различные закупки, обзор новых технологий и многое другое.

Далее необходимо провести моделирование ИТ-сервисов. Происходит это в специальной базе данных по управлению конфигурациями. Управление конфигурацией – это логическая модель для инфраструктуры или сервиса, которая контролирует, поддерживает и проверяет версии имеющихся элементов.

Управление конфигурацией является важной частью всей системы управления сервисами на основе библиотеки ITIL. Обязательно необходимо заняться разработкой модели затрат, которая базируется на сервисах. Чтобы контролировать точные затраты на ИТ, необходимо постоянное отслеживание потребления сервисов заказчиками. Также очень важным моментом является финансовое управление, которое позволяет поддержать компанию в планировании и дальнейшем развитии бизнес целей. В нынешних условиях необходимо научиться не бездумно тратить средства на ИТ направление компании, а уметь планировать, сокращать и оптимизировать затраты. Стоит отметить, что затраты на ИТ сервисы включают в себя расходы ИТ, которые связаны с технической поддержкой и другими сервисами, которые получают ИТ-подразделения от сервис-провайдеров. Это техническая поддержка, обслуживание, сопровождение ERP. Также это может быть аутсорсинг объектов инфраструктуры информационных технологий.

Что касается трансферных затрат, то они представляют собой расходы, связанные с внутренними взаиморасчетами. Это могут быть затраты при покупке ПК бизнес пользователем, расчеты с Департаментом по финансам за создание модели учета затрат, а также услуги бухгалтерии и юридического отдела, например, при начислении зарплаты сотрудникам ИТ отдела и при составлении различных договоров. К остальным затратам можно отнести расходы на аппаратное и программное обеспечение, в том числе и на 1С для нужд предприятия. Также сюда можно отнести затраты на персонал, аренду и обслуживание помещений.

Как снизить затраты на IT

Независимо от путей и направлений начальные этапы для оценки затрат будут одинаковыми. Сначала анализируются текущие ИТ-затраты. Такой анализ выполняется в полном объеме и включает в себя основные четко фиксированные затраты на ИТ, переменные затраты, которые изменяются при изменении активности бизнеса, а также общие затраты на информационные технологии, которые включают в себя скрытые затраты. Далее все затраты нужно привести в соответствие с бюджетными категориями. К основным категориям можно отнести аппаратные и программные расходы, оплату сторонних ИТ-услуг, расходы на персонал. Затраты, которые будут разбиты по группам, будут более просты в анализе и оценке. После этого выбирают группу родственных компаний по каким-либо определенным показателям. Это может быть промышленность, географическое расположение или определенная бизнес-модель. 

Отдельно стоит назвать проблему сокращения расходов на ИТ новой компании или подразделения. Дело в том, что при открытии нового подразделения выделяется ограниченный бюджет, и компания не должна выходить за его рамки. В то же время необходимо помнить, что большая часть сервисов должна быть работоспособной с первого дня работы организации. Раньше для этих целей использовали высокопроизводительное и мощное серверное оборудование, которое стоило достаточно дорого. Другой путь был не лучше – закупали несколько рабочих станции, на основе которых разворачивали сеть. С течением времени компания развивается, а сеть остается такой же, поэтому приходится полностью обновлять ее или же всю инфраструктуру в целом.

Чтобы сократить затраты, необходимо выполнить целый ряд работ, который позволит снизить расходы на ИТ-инфраструктуру компании. Одними из самых главных статей сокращения затрат чаще всего выступает виртуализация на технологии и объединение коммуникаций. Виртуализация происходит путем консолидации серверов, при этом сокращается рост количества серверов, а также зависимость от самых разных платформ. Кроме того, такой подход дает возможность сократить расходы на операционные системы, на программные продукты, в том числе и 1С, примерно на 50%. А расходы на электроэнергию сокращаются на 80%.

При этом значительно ускоряется инициализация новых серверов, уменьшается время на простой и повышается надежность. Также повышается коэффициент от уже используемого оборудования, сокращаются потребности в оборудовании, управление ведется централизовано при помощи виртуальных машин.

Что касается объединенных коммуникаций, то здесь тоже есть свой путь решения проблемы сокращения затрат. Если представить, что в компании примерно 100 сотрудников, и они вынуждены ездить в командировки, искать контакты в компьютере, телефоне, на бумажных носителях, то на это будет уходить слишком много времени. Из-за отсутствия систематизированной информации, частого перемещения сотрудников, отсутствие учета времени их отсутствия увеличивается время для выполнения поставленных задач. Соответственно, увеличиваются операционные расходы, а также снижается эффективность многих бизнес-процессов.

Снизить расходы на телефонные переговоры можно за счет использования сети интернет-провайдера и специальных приложений. При этом вызов происходит с программного клиента, а затем через сервер направляется на обычную стационарную телефонную сеть. Также в данном случае используют функцию мгновенных сообщений, которые сокращают количество телефонных звонков.

Дополнительно снизить количество затрат на ИТ можно при помощи создания правил маршрутизации, которые позволяют снизить расходы на различные поездки, обучение для персонала и внутренние конференции, повысить продуктивность коллективного сотрудничества и индивидуальной работы. В данном случае удается оптимизировать и упростить управление ИТ-инфраструктурой за счет высвобождения отдельных статей бюджета компании и определенных ресурсов, которые высвобождаются при объединении коммуникаций.

Таким образом, уже через 2-3 года компания значительно сокращает расходы на ИТ-инфраструктуру, при этом ее оптимизация и автоматизация позволяет улучшить качество и эффективность предоставляемых услуг и ИТ-сервисов. Естественно, это отражается на улучшении положения всего бизнеса, уменьшается период для достижения поставленных бизнес-целей, повышается эффективность работы всей компании.