Аудит инвентаризации

Аудит инвентаризации/Аудиторские процедуры

Для проведения инвентаризации необходимо создание постоянно действующей инвентаризационной комиссии во главе с председателем, руководителем организации. В состав комиссии входят: главный бухгалтер, начальники структурных подразделений, представители общественности.

Функционирование инвентаризационной комиссии может осуществляться с участием лица, представляющего службу внутреннего аудита, совместно с независимыми аудиторскими фирмами. Необходимость в привлечении аудитора обусловлена получением независимой оценки аудируемых лиц. Если объем, характерный материально-производственным запасам либо другому имуществу, признан существенным, инвентаризация должна проводиться с обязательным участием аудитора.

Организации необходимо заблаговременно связаться с аудитором, желательно в письменной форме. Для проведения инвентаризации во многих ситуациях приглашают независимых специалистов. В задачи, выполняемые при аудите, не входит пересчет полученных данных. Аудитор используется в качестве независимого наблюдателя, занимающегося фиксацией всех отклонений, не соответствующих установленной процедуре.

Если аудитору не удалось своевременно принять участие в инвентаризационных работах, ему придется самостоятельно заниматься выборочным осмотром и пересчетом запасов. При необходимости ему поручают составление оборотной ведомости перемещения запасов, в течение того периода, выбранного для выборочного осмотра, пересчета и составления финансовой ведомости. Возникновение аналогичной необходимости вероятно при обстоятельствах, связанных, например, с умышленными искажениями, допускаемыми материально ответственными лицами.

Принимая участие в комиссии, проводящей инвентаризацию, либо занимаясь самостоятельно выборочной инвентаризацией, аудитор обязан позаботиться о безопасности складских помещений, организации пропускного режима, правильном оформлении договоров, заключаемых с материально ответственным лицом. Аудитору поручают заняться инвентаризацией для того, чтобы определиться с соответствием бухгалтерской отчетности и фактического наличия материально-производственных запасов, а также для оценки, глубокого анализа системы, соответствующей внутреннему контролю организации.

При размещении материально-производственных запасов на разных участках аудитор должен определиться с участком, наиболее важным для его присутствия. Для установления этого он руководствуется анализом существенности, а также количественными и качественными характеристиками уровня существенности. К примеру, если организация системы внутреннего контроля на определенном складе является не соответствующей другим складам, даже при количественной несущественности хранящихся там материально-производственных запасов, аудитору следует провести инвентаризацию конкретно этого склада.

Метод внутреннего аудита – инвентаризация

Понятие инвентаризации соответствует латинскому слову "инвенир", означающему "находить". Перед составлением годовой отчетности каждой организации требуется заняться инвентаризацией собственного имущества. Эта обязанность есть в федеральном законе N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете". Целью инвентаризации имущества является проверка достоверности тех данных, которые имеются в бухгалтерском балансе и отчетности, подаваемой предприятием.

Аудит инвентаризации дает возможность посредством натурального измерителя добиться следующих целей:

•  Сравнения правильности ведения документации, связанной со всеми хозяйственными операциями организации;
•  Выявления фактического наличия и качественного состояния имущества предприятия;
• Обнаружения негативных явлений от хищений до естественной убыли.

В ходе проведения инвентаризации осуществляют проверку и документальное подтверждение наличия имущественных ценностей, состояния, характерного расчетам и финансовым обязательствам. Для определения порядка и сроков проведения инвентаризации необходимо согласование с руководителем организации, помимо обязательных случаев для организации данной процедуры. Для соответствующего решения достаточно отдельного приказа.

Такой документ служит для установления:

•  Случаев проведения инвентаризаций, как ежемесячных плановых, так и итоговых квартальных, либо проводимых в соответствии с определенными обстоятельствами;
• Сроков и продолжительности инвентаризации;
•  Состава инвентаризационной комиссии;
•  А также непосредственного порядка проведения инвентаризации.

Для оформления результатов инвентаризации составляется отдельный документ, называемый "Инвентаризационной описью". Он необходим для указания наименования конкретного объекта, обнаруженного количества в стоимостном либо натуральном выражении. Далее эти описи используются в бухгалтерии для проверки данных бухгалтерского учета.

Аудит результатов инвентаризации основных средств

В соответствии со сверенными данными, попавшими в инвентаризационную опись, соответствующими данным бухгалтерского учета, составляют сличительную ведомость, с указанием позиций и обнаруженных расхождений. Данную сличительную ведомость следует получить для определения результата инвентаризации, излишков или недостач, то есть доходов или расходов (счет 91). Приход всех излишков и недостач осуществляется в бухгалтерском учете, то есть происходит оформление бухгалтерскими записями в качестве результатов инвентаризации.

После завершения аудита результатов инвентаризации составляют акт с указанием общей суммы доходов либо расходов, равных излишкам или недостачам. Акт необходим для указания недостач, которые по решению руководителя относят к материально ответственному лицу (при заключенном соответствующем договоре, подтверждающем полную его материальную ответственность). Также возможно списание совместно с прочими расходами.

На действующих предприятиях постоянно сменяются формы учета средств, которые могут быть денежной и товарной. Только с помощью сравнения документации для определения реального наличия материальных ценностей можно правильно определиться с ведением бухгалтерского учета и отчетности. Поэтому предприятия, отличающиеся всеми организационно-правовыми формами и видами деятельности, обязаны на основании требований Положений, регламентирующих бухучет в РФ, заниматься сплошной инвентаризацией, связанной с имуществом и финансовыми обязательствами, накануне составления годового отчета.

Аудит учета результатов инвентаризации ТМЦ

Проведение инвентаризации товарно-материальных ценностей (ТМЦ) организуется в соответствии с расположением ценностей в конкретном помещении. Проведение инвентаризации должно быть последовательным, соответствующим местам хранения. Завершив проверку ценностей, комиссия запрещает входить в проверенное помещение, приступая к работе в соседнем помещении. Комиссия работает совместно с заведующим складом и другими материально-ответственными лицами, осуществляя проверку фактического наличия ТМЦ, пользуясь пересчетом, перевешиванием или перемериванием. ТМЦ (от производственных запасов до готовой продукции, от товаров до прочих запасов) заносят в опись, соответствующую форме № ИНВ-3, с указанием каждого отдельного наименования с указанием вида, группы, количества, иных необходимых данных (сорта, артикула).

При поступлении в период проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей их приемка осуществляется материально ответственными лицами совместно с аудиторами, входящими в инвентаризационную комиссию. Их приход осуществляется посредством реестра или товарного отчета после инвентаризации. Их учитывают в отдельной описи в качестве ТМЦ, поступивших в период инвентаризации. Опись состоит из следующих параметров: даты поступления, наименования поставщика, даты и номера приходного документа, наименования имущества, количества, цены и суммы. Приходный документ визируется председателем инвентаризационной комиссии либо членом комиссии, с отметкой "после инвентаризации" и ссылкой на дату записи этих ценностей в описи.

Среди основных задач инвентаризации упомянем о:

• Выявлении фактического наличия имущества на предприятии;
• Контроле за сохранностью имущества посредством сопоставления между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета;
• Выявлении неиспользуемого имущества;
• Проверке соблюдения правил, разработанных для хранения имущества;
• Проверке реальной стоимости имущества, учтенного в балансе.

Как проводится инвентаризация?

Инвентаризация заключается в проверке объектов, указанных в бухгалтерском учете, в натуре, посредством органолептического метода. Данный способ используется для проверки соответствия между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета. Данная процедура заключается в фиксации данных, касающихся хозяйственных средств, посредством инвентаризационных описей и сличительных ведомостей, а также сверке с данными, указанными в бухгалтерском учете. Это необходимо для того, чтобы определиться с имеющимися недостачами либо излишками средств.

Инвентаризации также проводится в отношении дебиторских и кредиторских задолженностей организации для установления достоверности, для установления состояния и правильности оценки имущества, в сравнении с бухгалтерским учетом и отчетностью.

Классификация инвентаризаций осуществляется по двум признакам: полноте охвата ценностей, назначению и характеру проверки. В соответствии с полнотой охвата ценностей инвентаризации бывают полными, частичными, выборочными и сплошными.

• Полной инвентаризацией называют проверку всего имущества, принадлежащего организации, в сочетании с ее обязательствами на конкретную дату. Ее проводят накануне составления годовой бухгалтерской отчетности, в ситуации с реорганизацией экономического субъекта, она относится ко всем без исключения материальным ценностям и денежным средствам, расчетам и иным статьям баланса.
• Частичной инвентаризацией называют каждую отдельную проверку, связанную с определенными видами объектов. Она может проводиться для охвата какого-либо одного вида имущества предприятия, к примеру, только денежных средств в кассе либо только материалов, хранящихся на конкретном складе.
• Выборочную инвентаризацию проводят для частичного имущества предприятия. Ее могут проводить в соответствии с переоценивающимися материальными ценностями. Они приводят к снижению трудоемкости контрольных работ, к сокращению времени, связанному с проведением этих работ. Однако они не дают гарантии объективности результатов, а при материальном ущербе выборочные инвентаризации не дают возможности для определения полного размера ущерба.
• Сплошную инвентаризацию проводят одновременно для всех структурных подразделений предприятия.

Наблюдение за инвентаризацией

В период аудиторской проверки используется наблюдение аудиторов за проведением инвентаризации. Благодаря такому наблюдению аудиторская организация сможет дать правильную оценку надежности системы, связанной с бухгалтерским учетом, либо действенности системы, занимающейся внутренним контролем. Если аудиторской организации удастся грамотно определиться с надежностью систем, связанных с внутренним контролем, или надежностью отдельных средств, используемых при контроле, она может дать рекомендации о снижении количества элементов учета, которые проверяются в процессе аудиторской выборки.

Наблюдение за проводимой инвентаризацией аудиторской организации необходимо для:

а) принятия участия в проводимых контрольных измерениях (от взвешивания до пересчета) для проверки надежности, соответствующей средствам контроля;

б) изучения присутствия, устаревших, неиспользуемых или мало используемых товарно-материальных ценностей;

в) проверки хранения отдельных запасов, принадлежащих третьим лицам, их отдельного учета в складском учете и в бухгалтерии на забалансовых счетах;

г) изучения реальности дебиторских и кредиторских задолженностей.

Повышения точности получаемых аудиторской организацией данных добиваются следующими мероприятиями:

а) сверкой учетных данных и фактического наличия товарно-материальных ценностей;

б) сверкой фактических запасов товарно-материальных ценностей и данных учетных записей.

Весь комплекс выявленных нарушений, связанных с проведением инвентаризации, фиксируется аудитором в рабочих документах. Для каждого участка, подлежащего инвентаризации, требуется получение следующих ответов в отношении:

• существования актива или обязательства на дату инвентаризации;
• -принадлежности субъекту прав и обязательств на дату инвентаризации;
•  осуществления операции или события хозяйственной деятельности, связанного с субъектом либо моментом проведения инвентаризации;
• обладания организацией неучтенными активами, обязательствами, операциями или событиями хозяйственной деятельности, а также нераскрытыми статьями на момент проведения инвентаризации;
• соответствия актива или обязательства балансовой стоимости;
• учета операции или события хозяйственной деятельности соответствующей сумме, отнесения дохода или расхода к соответственному периоду;
• соответствия применимым основным принципам финансовой отчетности раскрытия, классификации и характеристик статьи.

Участие аудитора в инвентаризации

Аудитор должен определиться с правильностью организации и проведением инвентаризации, правильностью оформления результатов инвентаризации, дать оценку полноты и своевременности отражения результатов в бухчете, а также оценку системы внутреннего контроля аудируемого лица.

Участвуя в аудите, необходимо руководствоваться:

• особенностями системы, связанной с бухгалтерским учетом запасов и внутренним контролем за сохранностью, существующим в организации;
• неотъемлемым риском;
• риском, связанным с необнаруженными материально-производственными запасами, а также уровнем существенности;
• необходимостью соответствия аудируемого лица, утвержденного руководством, и порядком, принятым для инвентаризации;
•  требованиями, содержащимися в нормативных правовых актах, особенностями деятельности, ведущейся экономическим субъектом;
• сроками проведения инвентаризации, местами хранения товаров, целесообразностью привлечения экспертов.

Какую инвентаризацию готова выполнить наша компания

В соответствии с назначением и характером инвентаризации бывают плановыми (периодическими) и внеплановыми. Для проведения плановых инвентаризаций необходимо составление плана органом, занимающимся внутрихозяйственным контролем (от ревизионной комиссии до внутреннего аудита), соответствующего учетной политике организации и действующему законодательству.

Проведение внезапных или внеплановых проверок, не предусмотренных учетной политикой и планом ревизионных работ, не обладает обязательным характером. Их поручают внешним аудиторам, занимающимся аудитом (обязательным или инициативным) в конкретной организации:

• внутренними ревизорами ревизионной комиссии;
• аудиторами аудиторской службы;
• инвентаризационной комиссией организации.

 Такие проверки проводятся в соответствии с выявленными фактами нарушений законности, сигналами персонала, обнаруженными сомнительными хозяйственными операциями в отношении основных средств. Следовательно, осуществление внезапных инвентаризаций может быть обусловлено: сменой материально-ответственных лиц, стихийными бедствиями, хищениями, требованиями аудитора, судебных органов, распоряжением, подписанным руководителем, вышестоящими органами, по требованию, предъявленному органами дознания судебных органов, прокуратурой. Повторную инвентаризацию проводят при возникновении проблем, связанных с достоверностью, объективностью, качеством проведенной инвентаризации.

По содержанию инвентаризация может проводиться для проверки ресурсов либо процессов.

Инвентаризацию ресурсов проводят для проверки имущества, оборотных средств, принадлежащего организации.

Инвентаризацию процессов проводят для проверки некоторых моментов, связанных с кругооборотом средств, принадлежащих организации. Например, возможно во время производства выполнение дополнительных работ, с отдельными затратами на материалы. Тогда проводится осмотр расчетно-финансовых операций, расчетно-заготовительных операций, связанных со снабжением.

Компании могут самостоятельно определяться с количеством инвентаризаций, соответствующих отчетному периоду, датами их проведения. Проведение инвентаризаций является обязательным при:

• передаваемом имуществе предприятия в аренду, выкуп, продажу, а также преобразовываемом государственном или муниципальном унитарном предприятии в акционерное общество;
• составлении годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризацию которого проводили после 1-го октября отчетного года); инвентаризацию основных средств можно проводить 1 раз в 3 года;
• смене материально-ответственных лиц (при приеме-передаче дел);
•  установленных фактах хищений, порчи ценностей - незамедлительно после установленных фактов;
• пожаре или стихийных бедствиях;
•  реорганизации либо ликвидации организации;
• переоценке имущества;
•  бригадной материальной ответственности в связи со сменой бригадира, выбытием более 50% его членов, требованием, предъявленным одним из членов бригады;
•  других случаях, указанных законодательством РФ.

Присутствие аудитора при проведении инвентаризации материально-производственных ИТ активов

Инвентаризация ИТ активов необходима для получения актуальной информации, связанной с наличием и состоянием компьютеров и серверов, сетевого оборудования и программного обеспечения, а также для определения в целом состояния инфраструктуры.

Результаты инвентаризации IT-активов необходимы для:

• Формирования базы систем в комплексе с оборудованием и программным обеспечением.
• Получения актуальной информации, связанной с существующим оборудованием и версиями ПО.
• Получения готовой шпаргалки, связанной с конфигурациями систем, серийными номерами и типами устройств.
• Оценки стоимости ИТ-активов.
• Контроля над функционированием корпоративного оборудования

Благодаря проведению инвентаризации можно предоставить полноценную презентацию функционирующей IT-инфраструктуры. Это позволяет определиться с проблемными участками в системе, способствующими уменьшению времени простоев, а также определиться с необходимой доработкой существующего оборудования плюс обновлением программного обеспечения. Получив необходимую информацию, связанную с наличием и состоянием активов, можно дать реальную оценку уровня затрат, связанных с существующим оборудованием, чтобы определиться с его оптимизацией.

Методические рекомендации по получению аудиторских доказательств в конкретном случае (инвентаризация)

Документы, принятые для проведения инвентаризации, указаны в Методических указаниях, связанных с инвентаризацией имущества и денежных обязательств, утвержденных 13.06.1995-го года Приказом Минфина России N 49.

У руководителя организации имеется право определяться с количеством инвентаризаций в текущем году, имуществом, местами и обязательствами, проверяемыми при каждой процедуре, кроме обязательных случаев, обусловленных проведением инвентаризации.

Инвентаризация является примером важного общехозяйственного мероприятия, соответствующего учетной политике. В соответствии с п.3 ст. 6 Закона о бухучете, формируя учетную политику, необходимо подумать не только о рабочем плане счетов, формах, соответствующих первичным учетным документам, правилах документооборота, но и утверждении порядка инвентаризации, связанной с имуществом и обязательствами организации.

Необходимо с особенным вниманием отнестись к этому положению. Многие организации, особенно относящиеся к малому бизнесу, вообще не занимаются инвентаризацией, а если и проводят, то, не руководствуясь установленными правилами, грешат формальным заполнением актов и описей, не проводя вещественную проверку.

Какие важные проблемы можно решить благодаря проведению инвентаризации?

Аудиторские доказательства, полученные при инвентаризации, позволяют определиться с:

•  фактическим наличием имущества (как собственным, так и не принадлежащим организации, но числящимся в бухучете), что способствует обеспечению его сохранности, выявлению неучтенных объектов;
• фактическим количеством материально-производственных ресурсов, используемых в производственном процессе;
• фактически полученными данными, связанными с наличием имущества и данными, соответствующими аналитическому и синтетическому учету (определиться с излишками и недостачами);
• полнотой и правильностью отражения оценки, связанной с имуществом и обязательствами, а также товарно-материальными ресурсами, учитывая их рыночную стоимость, соответствующую фактическому физическому состоянию. В Законе подчеркивается, что необходимо определиться с правильностью и достоверностью оценки, связанной с имуществом и обязательствами, а не возможностью для руководителя, обусловленной оценивать по результатам инвентаризации учитываемый объект;
• соблюдаемыми правилами, связанными с содержанием и эксплуатацией основных средств, пользованием нематериальными активами, а также правилами и условиями хранения: от товарно-материальных ценностей до ценных бумаг от денежных средств до продукции. Инвентаризация имущества основана на полной или выборочной проверке наличия ценностей посредством специального создания комиссии.