Диагностика информационных систем

Информационная система (ИС) – это специальные средства и методы, применяемые для сбора, хранения и обработки данных, которые необходимы для достижения конкретной цели. Технической базой для ИС являются компьютеры с установленными программами.

Диагностика информационной системы предполагает установление и изучение признаков ее актуального состояния. Она проводится для предотвращения возможных нарушений корректного режима работы. Диагностика ИС позволяет решать следующие задачи:

1. Координация управления для достижения целей предприятия;
2. Поддержка (консультационная и информационная) принятия управленческих решений;
3. Обеспечение рационального процесса управления;
4. Создание общей ИС предприятия.

Проведение диагностических процедур позволяет увеличить скорость реакции на происходящие изменения, прогнозировать будущее, повысить гибкость управленческого процесса. Она также помогает в проверке соответствия ИС требованиям бизнеса и отдельных пользователей. Главная цель диагностики заключается в объективной оценке (функциональной и технической) имеющихся на предприятии ИТ-ресурсов и прогнозировании дальнейшего их развития в составе целостной корпоративной системы.

Диагностика ИС должна соответствовать определенным критериям:

• Стратегическая направленность: отражение общих приоритетов всей системы и их поддержка.
• Ориентирование на результат, т. е. на решение задач, стоящих перед системой.
• Соответствие виду деятельности: измерение и оценка того, что действительно важно.
• Своевременность: устранение отклонений в функционировании системы еще до того, как они разовьются в более серьезную проблему.
• Гибкость: диагностика должна «приспосабливаться» к возникающим изменениям.
• Простота: все процедуры должны быть понятными и доступными, избыточная сложность приводит к беспорядку и хаосу.
• Экономичность: если затраты на диагностику превышают ее эффективность, стоит выбрать более оптимальные и рациональные способы и методы.

Диагностика ИС проходит в несколько этапов. В самом начале специалист изучает особенности существующей в компании системы, выявляет ее слабые места. После производится анализ собранной информации, и на последнем этапе – выработка рекомендаций и подготовка отчета.

Пренебрегать диагностикой ИС недопустимо. Руководители небольших компаний и даже предприятий, которые уже давно работают на рынке, уделяют мало внимания внедрению новых технологий и не обращаются за помощью к специалистам по аудиту, не придавая большого значения этому процессу, и только выявленные случаи ущерба бизнесу заставляют задуматься о проверке, выявлении возможных рисков и защите организации. Многие часто сталкиваются с кражей данных о клиентской базе, в других фирмах констатируются случаи утечки информации о применяемых технологиях и преимуществах продукта. Все это приводит к тому, что клиент перестает доверять компании. Как только хранящаяся в тайне информация придается общей огласке, предприятию наносится еще больший урон, нежели в случае потери данных. Чтобы обезопасить свой бизнес, повысить эффективность производства и управления следует проводить регулярную диагностику ИС. Часто заблаговременно выявленные «слабые места» помогают быстро принять необходимые меры по защите.

Стратегический аудит состояния информационных систем

Стратегический аудит ИС проводится для оценки отдачи от инвестиций и качества принимаемых управленческих решений. Он не дает ответы на все поставленные перед бизнес-системой вопросы, однако является важным инструментом разработки стратегии дальнейшего развития.

Стратегический аудит позволяет получить реальную и объективную картину состояния IT на предприятии, понимание, каков бюджет тратится на поддержание технологий, и как его можно сократить без потери качества. Результаты аудита предоставляются в вид сводных отчетов, плана ИТ-работ и детальных проектов по оптимизации системы.

Стратегический IT-аудит классифицируется по нескольким основаниям:

• По времени проведения: плановый и внеплановый;
• По отношению к проекту: до начала проекта, во время него или после окончания;
• По типу исполнения: внешний (с привлечением независимого эксперта) и внутренний (силами штатных специалистов);
• По охвату: комплексный (всей имеющейся системы) и выборочный (проверка отдельных компонентов).

Проведение стратегического аудита состояния информационных систем – это возможность выявить, в какой именно области применение IT-технологий оказывается неэффективным. Он позволяет оценить, сколько будет стоить внесение изменений в существующую систему, и как долго продлится процесс модернизации. Специалисты, работающие в этом направлении, разрабатывают действенные рекомендации и выбирают оптимальный инструментарий для реализации всей программы намеченных улучшений, при этом всегда учитывая специфику компании и сферу ее деятельности.

Диагностика технологии управления

Необходимость в диагностике технологии управления на предприятии возникает по разным причинам: например, сотрудники компании хотят знать, по каким критериям их оценивают и что сделать, чтобы получать больше, или в организации постоянно или периодически фиксируются непредсказуемые финансовые потери. Аудит проводится, когда на предприятии нет общей информационной системы, и принять верное управленческое решение не представляется возможным, а также в ситуациях, когда отмечается так называемая «текучка кадров», отсутствуют мероприятия по аттестации сотрудников, должностные инструкции, система мотивации и поощрения и т. д.

Диагностика технологии управления проводится с целью выявления существующих проблем и повышения эффективности работы всех работников. Она помогает определить дальнейшие шаги по повышению производительности труда, «тонкие» места, задерживающие развитие фирмы, наметить план действий по сокращению затрат и повышению рентабельности, а также установить причинно-следственные связи между процессами, которые порождают разного рода проблемы. Итог диагностики системы управления – это совершенная бюджетно-учетная модель предприятия, которая включает в себя:

• В сфере стратегического управления: стратегию развития организации, определение ее миссии, целей и задач; формирование индикаторов, на основе которых можно оценить успешность деятельности компании и отдельных структурных подразделений;
• В сфере текущего управления: определение плановых показателей, разделение учетной технологии на финансовый и управленческий учет;
• В сфере построения системы бюджетирования: создание реестров входящей и исходящей документации, а также бюджетных форм; разработка системы мотивации и поощрения сотрудников за достижение определенных показателей;
• В сфере совершенствования ПО: разделение функций управленческого и бухгалтерского учета, предоставление отчетности по разным аналитическим признакам.

Аудит может проводиться как собственными силами, так и с привлечением независимого консультанта. Он также может иметь комбинированный характер. В этом случае создается группа из экспертов и штатных работников.

Роль информационных систем управления предприятием в управленческой диагностике

Безусловно, отлаженное управление ИС оказывает положительное влияние на деятельность всей организации. ИС позволяют оптимизировать и автоматизировать управленческие процессы, системно подходить к принятию важных решений, повышать их результативность.

Современные информационные технологии имеют ряд отличительных признаков:

• Обеспечивают работу пользователя в режиме операций с непрограммируемыми данными, которые можно вывести на экран монитора или распечатать, ввести в машину при помощи клавиатуры или сканера и т. д.;
• Благодаря неинтегрированным базам данных осуществляется сквозная поддержка на всех этапах прохождения информации;
• Значительно понижается роль использования бумажных носителей: на них фиксируются лишь окончательные документы, а каждая промежуточная версия и изначальные данные остаются в электронном хранилище;
• Доступ к документам предоставляется нескольким пользователям системы, которые объединены друг с другом средствами коммуникации.

Сетевые информационные системы управления повышают эффективность деятельности предприятия, во многом упрощают обмен данными и ускоряют этот процесс. Для функционирования ИС используются разные технические средства: это и персональные компьютеры, оргтехника, средства связи и коммуникации. Они применяются на разных уровнях управления и рабочих местах, объединяясь в интегрированные и локальные сети, которые могут эффективно функционировать в заданных режимах. IT-технологии позволяют сотрудникам за короткий срок обрабатывать огромное количество информации, увеличивая свою собственную продуктивность и экономя время на решение стандартных задач.

Дисциплина «Диагностика информационных систем i (2012485)»

В ходе изучения дисциплины студенты получают необходимые знания об основных проблемах и трудностях, которые возникают при диагностике ИС, а также узнают о способах и методах их решения и предотвращения. Также курс дает понимание о видах ИС и основах управления штатом их разработчиков.

Дисциплина относится к классу специальных и является обязательной для изучения в рамках получения специальности «Информационные технологии в образовании». Курс предполагает лекции, консультации, лабораторные работы, а также самостоятельную работу студента по освоению теоретического материала, подготовку к зачетам и контрольным.

Основными требованиями к уровню усвоения материала дисциплины «Диагностика информационных систем i (2012485)» являются:

• Знание основных характеристик ИС, понимание основных методов диагностики ИС и представление о критериях оценки качества ИС и принципах управления программными проектами.
• Умение оценивать и моделировать основные бизнес-процессы, проводить анализ требований к ИС.
• Наличие практических навыков по разработке проектной документации, созданию требований к ИС, работе с программным обеспечением, необходимым для диагностики ИС.

Основными формами контроля учебных достижений обучающегося по данному модулю являются выполнение контрольных работ, выполнение и защита лабораторных работ, а также личностные качества студента, его заинтересованность в обучении, стремление к поиску и самостоятельному изучению дополнительного материала. В качестве информационно-технического обеспечения курса применяются электронные раздаточные материалы и компьютерные презентации к разным темам.