Узнайте нужен ли в Вашей компании Service Desk

8 (495) 726-15-52

Затраты на ИТ инфраструктуру

Затраты на ИТ: анализ затрат на IT и оптимизация бюджета

В современном мире сфера ИТ услуг является очень востребованной. Но обязательных затрат в этой сфере сложно избежать. При увеличении количества пользователей расходы будут стремительно увеличиваться, причем управление и руководство предприятия не всегда знает и понимает, каким образом нарастают затраты, как они формируются и структурируются.

Затраты на ИТ обязательно должны соответствовать тому качеству, которое предоставляется. Это производительность, доступность, необходимая мощность и техническая поддержка. Для каждого предприятия очень важным направлением в деятельности является формирование бюджета, и в области ИТ такая деятельность является особенно важной. Благодаря бюджету можно спрогнозировать затраты и расходы предприятия. Прогнозирование затрат можно сопоставлять с прошлыми периодами, благодаря чему будет происходить оптимизация ИТ затрат на основании полученных данных.

Бухгалтерский учет в данной сфере является обязательным элементом. С его помощью определяется количество расходов по финансовым средствам. Также очень важно получить информацию о том, сколько и куда было направлено средств по каждому из заказчиков, типу услуг и направления деятельности компании.

Структура и слаженность при выставлении счетов тоже должна присутствовать в обязательном порядке. Это любая деятельность, связанная с подготовкой счетов для заказчиков. С помощью этого процесса можно определить цели по выставляемым счетам, а на стоимость можно сформировать определенный алгоритм.

Для ИТ затрат существуют определенные категории. С их помощью такие затраты можно классифицировать. Это могут быть прямые затраты, связанные с предоставлением ИТ услуг. Например, это могут быть материалы, связанные с определенным сервисом: аренда телефонной линии, позволяющей выходить в интернет. Косвенные затраты – это такие затраты, которые не связаны напрямую с ИТ услугами. Это расходы на аренду помещения, расходы на услуги, обеспечивающие техническую поддержку.

Затраты также могут быть постоянными и переменными. К постоянным можно отнести инвестиции, обеспечивающие аппаратную базу, программное обеспечение, строительство. От объема предоставляемых услуг такие инвестиции никак не зависят. В данном случае закупочные цены не учитываются, а учитывается амортизационный фонд, из которого выплачиваются определенные суммы каждый месяц или каждый год. Даже если производство будет снижено или прервано, такие суммы затрат не будут уменьшены. Переменные расходы будут зависеть от объема производства и предоставляемых услуг. Это могут быть расходы на бумагу, краску для печати, электричество, потребляемую тепловую энергию. Кроме того, расходы могут быть капитальными и операционными. Капитальные затраты связаны с закупкой активов, которые будут использоваться достаточно долгое время. Операционные расходы представляют собой такие затраты, которые используются ежедневно. Это всевозможные договоры, страховые взносы и многое другое. Для того чтобы контролировать процессы управления, необходимо правильно выстраивать процесс учета расходов. При этом нужно понимать, что затраты могут быть разными. Это организационные затраты, различные затраты на сферу ИТ услуг, технические затраты и т. д.

Оптимизация затрат на ИТ-инфраструктуру

Сейчас только немногие компании осознают, что затрат на корпоративные ИТ не избежать. Только в таком случае будет успешным и максимально эффективным. Но затраты на предоставление ИТ предполагает использование методики, которая является эффективным вариантом по выполнению анализа финансовой части информационной системы. Очень часто используют такую методику, как ТСО. Она представляет собой совокупную стоимость владений. Какие затраты учитывает TCO? Используют такую методику для того, чтобы выявить каждый тип затрат на информационные технологии. При этом она дает возможность понять, насколько будут эффективными и уместными такие затраты, если сравнивать их с прибылью и эффективностью их применения.

Для того чтобы выполнить учет затрат, применяют целый комплекс данных, в который включены и косвенные, и прямые расходы. К прямым затратам относят все оборудование, программное обеспечение, расходы на сотрудников, связь, сервисы, обмен данных в электронном виде. Если говорить о косвенных затратах, то здесь могут быть расходы, которые уместны при создании и дальнейшем развитии ИТ инфраструктуры. Это программы для обслуживания пользователей или обучения сотрудников, персонала, простои информационной системы и другие варианты расходов.

ИТ-затраты как процент от оборота компании

Уровень затрат на информационные технологии компании обычно рассчитывается в диапазоне от 1 до 10% от годового бюджета предприятия. Но здесь может быть все индивидуально – влияет направление деятельности компании, от размера самой организации, от концентрации потребителей и от многих других факторов. Если говорить о статистических данных, то здесь можно выделить несколько факторов:

  • сфера с большой концентрацией ИТ-пользователей будет иметь высокий уровень ИТ-затрат;
  • сфера с направленностью на физический труд будет иметь низкий уровень таких затрат;
  • сфера, где требуется анализ данных и присутствует необходимость в частом и объемном использовании информационных технологий, будет иметь уровень затрат на ИТ выше;
  • сфера, где высокий процент по доходам, будет иметь более высокие затраты на ИТ, а при низких показателях доходов траты на ИТ будут меньше.

Если использовать данные не по одной компании, а сразу по всем, то в среднем затраты на ИТ могут составлять от 2 до 4%. Но для каждого конкретного случая не существует определенной суммы, которую нужно потрать на ИТ, чтобы оставаться конкурентным предприятием. Можно ориентироваться на компании, которые представлены различными родственными признаками, но при этом нельзя четко следовать такому правилу, так как у каждой организации есть свои особенности, и затраты могут быть выше или ниже, но не менее эффективными.

Построение модели затрат

Чтобы на ИТ затраты построить модель, необходимо сначала определить факторы затрат. Кроме того, нужно разделять затраты по конкретным категориям. Если говорить об ITIL, то здесь принято разделять затраты на следующие категории:

  • на аппаратное обеспечение; 
  • на программное обеспечение;
  • на персонал;
  • на размещение;
  • на внешние сервисы;
  • различные трансферные затраты.

Затраты на ИТ сервисы включают в себя такие расходы на ИТ, которые связаны с услугами по технической поддержке, с другими сервисами, которые получает ИТ отдел от внешних провайдеров. Это предоставление каналов по связи, интернету, сопровождение, обслуживание ERP-системы, аутсорсинг различных объектов, которые относятся к ИТ-инфраструктуре.

Трансферные расходы – это те расходы, которые представлены внутренними взаиморасчетами. Они могут совершаться между отдельными подразделениями компании. Такие затраты будут приниматься в тех случаях, если будет приниматься решение о построение модели ЦФО. В том случае, если ИТ-подразделение решит продавать услугу бизнесу, то и сам бизнес будет предоставлять для ИТ-подразделения услуги на платной основе. Это могут быть расходы, связанные с покупкой ПК бизнес-пользователем, расчеты за построение модели учета расходов с финансовым департаментом, услуги бухгалтерии, услуги отдела кадров. Такие затраты имеют отдельную категорию. Это позволит увидеть, как они влияют на себестоимость, качество услуг.

Анализ ИТ-затрат по Cтрассману

Один из самых влиятельных теоретиков в сфере ИТ-инвестиций Cтрассман в одной из своих книг предложил достаточно интересный метод подсчета ИТ-затрат. Основан такой метод на анализе изменений отдельных показателей компании. Cтрассман утверждает, что даже небольшое число показателей поможет указать нужный уровень затрат.

Чтобы рассчитать ИТ бюджет, нужно использовать такую формулу: К + (АхF) + (BхH) + (CхM) + (DхN) - (EхP).

К представляет собой фиксированные затраты на ИТ;

A,B,C,D, E – это вес каждой отдельной категории, который рассчитывается специально для родственных компаний;

F является общими и административными затратами в ИТ;

H является прибылью предприятия уже после налогообложения;

M включает в себя количество ПК и ноутбуков в компании;

N является количеством сотрудников, занятых интеллектуальным трудом;

P представляет собой количество менеджеров, которые заняты в высшем и среднем звене предприятия.

Как уже было сказано ранее, ИТ-затраты в зависимости от размера компании могут быть разными. В соответствии со статистикой компании, которые достигли размера, при котором количество сотрудников увеличивается до 500 сотрудников, имеют совершенно другой уровень ИТ-затрат. Он позволяет таким компаниям экономить на масштабе. Эффект масштаба обладает очень важным влиянием. Это объясняется тем, что при крупных закупках можно выйти на совершенно новый уровень экономии. Но общие затраты уменьшаются только в процентном соотношении, но, как правило, сами суммы выделяемых средств увеличиваются. В то же время нужно понимать, что можно получить контрэффект масштаба, если будут отсутствовать стандарты и многоплатформенность. Также здесь могут присутствовать и другие факторы.  

Методика вычисления оптимального уровня затрат на корпоративные ИТ

Сегодня благодаря информационным технологиям повышается производительность труда сотрудников компании. Это означает, что там, где раньше требовалось несколько специалистов из разных профессий, сегодня может работать только один пользователь с компьютером. Но при этом информационные технологии не могут полностью заменить человека, поэтому экономический эффект будет зависеть от оптимального баланса ИТ и людей, которые работают в этой сфере.

Существует определенная точка оптимальных затрат, направленных на ИТ. Это тот уровень расходов, где все затраты на делопроизводство в компании и, в частности, на ИТ, становятся минимальными, но при этом максимально эффективными. За этой точкой нужно понимать конкретное оборудование, ПО, технические решения. Со временем такая точка изменяется, так как прогресс не останавливается, а оборудование и все остальное с течением времени изменяется.

Очень важно понимать, как рассчитывать пользу для компании от информационных технологий, а также то, как рассчитывать затраты. В первую очередь нужно разобрать тот аспект, что расходы на ИТ связаны с пользой для бизнеса. Существует пять категорий параметров информационной системы, обеспечивающих производительность труда сотрудников офиса. Это функциональные возможности, простота рабочего пространства, эргономика каждого рабочего места, скорость информационной системы, надежность информационной системы и скорость технической поддержки. Каждый из этих параметров ограничивает эффект других параметров. Так, если информационные системы постоянно тормозят, ломаются, то качество выполненных действий в других категориях не будет иметь эффекта – производительность труда в любом случае упадет.

Именно поэтому необходима эффективная конфигурация информационной системы. Она представляет собой комплекс технических решений и различных параметров по настройке, обслуживанию, благодаря которым текущий уровень затрат позволит обеспечить максимальную производительность сотрудников. Получается, что можно составить оптимальную зависимость пользы для бизнеса от затрат на ИТ. Это такая зависимость, где каждый уровень затрат ИТ будет соответствовать эффективности конфигурации информационной системы. В абстрактном понятии вычислить оптимальную зависимость невозможно, поэтому всегда нужно отталкиваться от текущего положения дел компании. Для этого используют формулу P(x)=Pcur+P(x1,x2,x3,x4,x5), где

P(x) является итоговой пользой для бизнеса;

Pcur является текущей пользой;

X – это суммарные расходы на ИТ;

Xcur – текущие затраты;

P(x1,x2… - функция, показывающая экономию рабочего времени сотрудников;

x1… - дополнительные затраты для каждой категории.

Чтобы вычислить все категории, необходимо понимать и знать, сколько время теряют сотрудники из-за недостаточной функциональности, сколько времени у них отнимает сложность системы, сколько времени они тратят на ожидание отклика, сколько они отдыхают в течение дня. Также очень важным вопросом является то, сколько времени тратится на сбои и работу технической поддержки.

После того, как будет составлен полный список потерь, а также установлена стоимость по их устранению, и после сведения всех величин к единой системе измерения, можно составлять оптимальные численные последовательности одной переменной для всех 5 функций. Когда уже все численные зависимости известны, составляют оптимальную зависимость. При этом для каждого размера инвестиций подбирается такая конфигурация, благодаря которой достигается максимально эффективный экономический результат.

Бизнес стратегия и затраты на ИТ

В России бизнес до сих пор не может найти взаимопонимания между руководством ИТ-подразделений и руководством компании в целом. Практически единственное решение, которое позволяет найти такое взаимопонимание – это ITIL. Это библиотека, в которой описаны все процессы, которые необходимы для обеспечения высокого качества всех ИТ сервисов. И благодаря модели ITIL/ITSM начинает становиться полноправным участником в бизнесе, который поставляет определенные ИТ услуги для различных бизнес-подразделений.

Важно понимать, что многие предприятия не могут позволить себе четко сформировать бизнес-стратегию, так как в современном мире бизнес достаточно быстро получает различные изменения. При этом на каждый процесс могут уйти месяцы, и такие изменения в итоге будут уже неактуальны. Именно поэтому представителям бизнеса и ИТ-подразделений необходимо найти консенсус. Так, можно использовать такие решения:

  • можно выполнить привязку стратегических планов по развитию информационной системы к целям бизнеса и базовой инфраструктуре;
  • можно создать простую, гибкую и понятную модель развития для информационной системы и сформировать регулярную основу для ее обсуждения;
  • нужно сформировать ограниченный период для разработки стратегии;
  • наладить совместную работу создателей стратегии ИТ и разработчиков, занятых бизнес-стратегией;
  • привлечь высшее руководство для решения вопросов, связанных с управлением проблемами и рисками.

При всем этом нужно уметь избегать определенных ошибок. Они заключаются в чрезмерной детализации, в выстраивании ИТ-стратегии в специальных ИТ-терминах, в создании впечатления о том, что ИТ служба подменяет планирование в бизнесе, в неконтролируемых затратах времени на различные консультации и достижение консенсуса.

Четыре пути оценки необходимого уровня затрат на ИТ

Стандартного пути, позволяющего оценить необходимый уровень затрат на ИТ, не существует. Но при этом есть несколько стандартных методов, которые позволяют правильно выполнить всю процедуру оценки. К первому методу можно отнести сравнение уровня затрат на ИТ в виде процентов от доходов предприятия с определенной группой родственных компаний. Второй метод позволяет сравнить показатели расходов на ИТ в виде процентов от дохода с компаниями, родственными по размеру. Кроме того, можно сравнивать показатели затрат ИТ на одного сотрудника, занятого в ИТ, с такими же показателями родственных компаний или целой индустрии. И еще один вариант – это оценка по формуле Страссмана, которая была рассмотрена выше.  Более детально можно рассмотреть ИТ-затраты на сотрудника ИТ-отдела. Данный подход можно использовать тогда, когда ИТ затраты формируются за счет количества профессиональных сотрудников в ИТ сфере. В зависимости от отрасли также происходит формирование расходов на ИТ сотрудников. Также очень важно при анализе высчитать соотношение ИТ сотрудников по отношению к другим сотрудникам предприятия.  Но такой вариант становится неработоспособным, если определенная часть ИТ услуг передана на аутсорсинг.

Принципы построения сервисно-ориентированного учета затрат

Ранее все затраты на ИТ рассчитывали как косвенные расходы. Они касались себестоимости продукции и рассчитывались по методике косвенных расходов. Но сегодня необходимо выстраивать процесс расчета совершенно по-другому. Теперь такие затраты относят к основному производству и рассчитывают их как этот тип расходов. Сегодня ИТ-услуги относятся к разделу бизнес-услуг. И на основе каталога бизнес-услуг ИТ отдел выстраивает свою работу. В ITIL такие затраты рекомендуется рассчитывать при помощи метода прямых затрат. Определить косвенные и прямые затраты довольно просто. Так, затраты, предназначенные для предоставления услуг, будут прямыми. А те расходы, которые связаны с управлением или операционной деятельностью, будут относиться к косвенным расходам.  

Построение сервисно-ориентированного учета затрат – это очень важная задача для того, чтобы усовершенствовать управленческий учет в отношении всего предприятия. Поэтому проводить такие работы невозможно без внимания руководства компании. При этом за такие процессы должны отвечать подразделения, которые отвечают за управленческий учет. Также при построении учета используются и другие элементы, которые позволяют определить модель затрат. Это различные бюджетные рекомендации, политика ценообразования, взаиморасчеты с потребителями, различные инвестиционные программы. Построение учета является комплексной задачей, при которой ограничивают уровень детализации сходных признаков. Ведь в таком случае затраты, направленные на организацию учета, превышают преимущества для всего бизнеса от проведения такой деятельности.

Соответственно, требования к учетной системе подразумевают отслеживание по выполнению лимитов бюджета, участие при разработке пакета инвестиций в области ИТ, выделение центральных затрат, приоритет в использовании ресурсов информационных технологий на основе бизнес-стратегии. Также это предоставление информации о принятии любых оперативных решений, связанных с управлением ИТ, и поддержка системы по взаиморасчетам за ИТ услуги.

Затраты на ИТ: реальность и мечты  

В последнее время в российских компаниях порция затрат на ИТ постепенно увеличивается. Только 4% предприятий сообщают о том, что на корпоративные ИТ затраты уменьшились. А увеличение происходит в 63% опрошенных компаний. В зависимости от отрасли, в которой работает компания, число приверженцев увеличения затрат на ИТ отличается. В первых рядах находятся предприятия и организации, которые работают в финансовой, ИТ и телекоммуникационной сфере. Также к ним подтягиваются компании, которые заняты в машиностроении, в металлургическом производстве и т. д.

Если же говорить о масштабе предприятий, то к новым технологиям больше тяготеют компании, которые имеют малый или крупный оборот средств. Средний сегмент в большей части относится к консерваторам. Вопрос о том, сколько тратить на автоматизацию, наверное, никогда не будет закрыт. Конкретное решение будет правильным только для отдельного периода и отдельно взятой ситуации. Сейчас западные компании говорят о том, что они разочаровались в ИТ и не хотят сюда инвестировать. Но это правило маятника, и с течением времени в эту область вновь будут направлены достаточно большие объемы инвестиций. Сегодня заказчики стали более требовательными по отдаче инвестиций от внедрения информационных технологий, поэтому работать в этой области нужно максимально качественно.